Fornitura di documenti: un nuovo servizio del Sistema bibliotecario fiorentino

(Anna Maria Tammaro - Coordinamento centrale Biblioteche - Università di Firenze)

"Da tante biblioteche alla tua" così recita lo slogan creato per il servizio di prestito interbibliotecario e di fornitura elettronica dei documenti del Sistema bibliotecario integrato dell’Area fiorentina (in sigla SBIAF). Chiunque risieda nella Provincia di Firenze può consultare il catalogo cumulato delle biblioteche dei Comuni (1) ed il catalogo delle biblioteche dell’Università di Firenze (2) e richiedere in prestito un libro od una copia di articolo di periodico individuato nella ricerca.

Sono passati vent’anni esatti dall’avvio del progetto ECO, il primo progetto di cooperazione bibliotecaria in Toscana che vedeva coinvolte 38 biblioteche statali, universitarie e di enti locali (3). Il modello del progetto ECO e del successivo progetto SNADOC è stato il modello di riferimento del Sistema bibliotecario integrato dell’Area fiorentina per la costruzione di due centri locali, uno per l’Università di Firenze, coordinato dal Coordinamento del Sistema bibliotecario d’Ateneo, ed uno per le biblioteche dei Comuni, coordinate dalla Provincia, entrambi finalizzati alla migliore circolazione delle informazioni e dei documenti. E’ un servizio per gli utenti delle biblioteche, in gran parte (più del 60%) condivisi tra biblioteche universitarie e biblioteche di enti locali. L’idea del nuovo servizio è venuta, nel 1995, da un gruppo di bibliotecari di enti locali con cui l’Università con entusiasmo si è trovata d’accordo. L’esperienza del passato, oltre a fornire il modello organizzativo è servita anche ad evitare gli errori che impedirono al progetto ECO di essere portato a realizzazione, come il superamento di divisioni legate a scelte di un software invece di un altro, o come l’accentuazione di problematiche catalografiche.

Il servizio è assicurato attraverso:

• un’infrastruttura tecnologica comune, cioè l’OPAC;
• l’applicazione del software ARIEL per la fornitura di copie elettroniche;

e soprattutto:

• l’organizzazione del servizio presso le singole biblioteche.

1. OPAC

Lo strumento principale per l’accesso all’informazione su ciò che c’è, è per l’utente un’unica interfaccia di ricerca: l’OPAC (Online Public Access Catalog)(4). Dall’home page dell’OPAC del Sistema bibliotecario dell’Università di Firenze (URL: http/: www.unifi.it/Biblioteche/) si possono ricercare il catalogo cumulato delle biblioteche dei Comuni e il catalogo unico delle biblioteche universitarie.

Il catalogo cumulato delle biblioteche dei Comuni della Provincia di Firenze rappresenta la somma di una copia dei cataloghi delle singole biblioteche, costruiti con diversi sistemi automatizzati (5), e viene aggiornato periodicamente ma, almeno finora senza nessun intervento di editing; il catalogo unico delle biblioteche dell’Università di Firenze, distinto dal catalogo dello SBIAF, è aggiornato automaticamente ad ogni transazione (sia di immissione dati che di prestito) nel sistema di gestione SBN.

La ricerca è possibile per vari dati (autore, titolo, soggetto, classificazione o parola chiave), attraverso una maschera guidata, e può essere limitata da alcuni filtri, come la natura del documento, la lingua e il paese di pubblicazione, la data ed infine la biblioteca che si vuole ricercare. Oltre alla ricerca, è anche possibile sfogliare gli indici, visualizzare le informazioni secondo l’ordinamento scelto e, naturalmente, sfruttando le possibilità del Web, navigare tra i record. L’OPAC ha anche un’interfaccia Z39.50.

I due cataloghi devono essere ricercati in successione, cioè dopo che il documento ricercato non è stato trovato nella prima ricerca. Per l’utente remoto, è stata posta un’avvertenza in linea di questa opportunità di servizio che gli viene offerto. Inoltre, sempre per l’utente remoto, è possibile farsi guidare dal corso in linea "Il Pescalibri" (6) che con indicazioni brevi corredate da esercizi, mette tutti in grado di utilizzare al meglio la ricerca nei cataloghi.

L’OPAC è un’interfaccia di ricerca, pensata ad esclusivo uso dell’utente finale. Per evitare fraintendimenti è bene quindi chiarire che l’aggiornamento dei dati, cioè la catalogazione in linea, non è una delle funzionalità previste. Gli sviluppi che verranno, su cui si sta già lavorando, saranno finalizzati a migliorare il servizio per l’utente. Non che la qualità del catalogo messo a disposizione degli utenti sia perfetta; anzi si deve riconoscere che un’attività di correzione sarebbe necessaria sia per il catalogo SBIAF che duplica di regola tutte le notizie di cui esistono documenti duplicati, sia per il catalogo unico dell’Università dove le duplicazioni non sono volute, eppure ci sono. Semplicemente, il miglioramento dei dati non rientra tra gli obiettivi del progetto.

2. L’organizzazione del servizio

Le problematiche maggiori che si sono dovute affrontare non hanno quindi riguardato le applicazioni tecnologiche e catalografiche ma essenzialmente l’organizzazione da darsi. L’ostacolo maggiore alla cooperazione interbibliotecaria credo possa essere individuato nell’appartenenza ad istituzioni diverse. Malgrado l’attuale semplificazione legislativa introdotta dalla legislazione corrente e malgrado la tenace volontà degli amministratori (7) di Università, Provincia e Comuni, di carte bollate, procedure burocratiche, ritardi e inciampi ce ne sono stati abbastanza. Francamente, data l'attuale organizzazione pubblica, la cooperazione è un'attività del tutto innaturale. Nell’ordine, le barriere che ancora si frappongono agli sforzi di collaborare sono, a mio parere, la confusione di ruoli tra organi politici ed organi tecnici, la competizione latente tra istituzioni autonome che con difficoltà trovano un rapporto veramente paritario in cui nessuno prevalga e di conseguenza nessuno sia sottomesso, infine, last but not least, l’isolamento tenace delle singole biblioteche che, per forza di cose, hanno abbandonato l’autosufficienza delle raccolte come obiettivo irraggiungibile, ma ancora hanno difficoltà a vedere come proprio l’utente appartenente ad altre biblioteche partner. A riprova di tutte queste difficoltà, nel 1995 il servizio di prestito interbibliotecario era praticamente inesistente in tutte le biblioteche dello SBIAF.

In particolare, nelle biblioteche universitarie, realtà di cui posso parlare con dati alla mano, nel 1995 il numero dei prestiti interbibliotecari annui arrivava a poco più di 6.000 documenti richiesti ad altre biblioteche ed a fornitori di document delivery, per lo più fuori d’Italia (solo il 10% dei prestiti interbibliotecari veniva chiesto attraverso SBN); nel 1998, il numero dei prestiti interbibliotecari è praticamente triplicato, con una percentuale del 30% (con tendenza ad aumentare) di richieste da e per le biblioteche del territorio e per le biblioteche italiane, SBN e non SBN, con cui si è cercato di stringere accordi di collaborazione, e circa un 10% di richieste evase attraverso la fornitura elettronica dei documenti attraverso ARIEL. L’obiettivo è quello di ridurre allo stretto necessario il prestito interbibliotecario internazionale, a tutto favore dell’utente che riesce ad avere il servizio col solo rimborso dei costi (se non gratis come attraverso lo SBIAF) e con tempo d’attesa competitivo con quello di spedizioni dall’estero (attraverso ad esempio l’uso del corriere per la spedizione tra biblioteche del territorio).

Il servizio di prestito interbibliotecario e di fornitura elettronica dei documenti realizzato dallo SBIAF ha quindi comportato una riorganizzazione del servizio, così come era fatto nelle biblioteche, o addirittura la organizzazione ex novo in quelle biblioteche che non lo rendevano disponibile.

Il Coordinamento centrale del Sistema bibliotecario ha organizzato un Gruppo di lavoro ad hoc che ha riunito a livello di coordinamento tutti i responsabili del servizio di prestito interbibliotecario delle biblioteche universitarie, allo scopo di standardizzare le procedure del servizio, il regolamento d’uso per l’utente per quanto possibile, e soprattutto il dimensionamento dell’unità di servizio. Il Gruppo di lavoro dell’Ateneo ha collaborato in stretto rapporto con i bibliotecari degli Enti locali, coordinati dalla Provincia di Firenze.

La convenzione che è stata siglata tra Università e Provincia di Firenze, prevede le regole comuni per:

• la condivisione delle risorse;
• la formazione del personale;
• l’adesione ad una normativa comune di circolazione dei documenti;
• l’individuazione di un organo di coordinamento del servizio;
• gli oneri finanziari di ciascuna istituzione.

Dopo una prima sperimentazione del servizio, l’architettura organizzativa ha copiato il modello del progetto ECO, in quanto sono stati realizzati due centri locali di servizio: un centro per l’Università ed un centro per la Provincia. L’organizzazione è attualmente la seguente:

• sono stati costituiti dei centri di raccolta per i due flussi di volumi, quelli richiesti e quelli ricevuti;
• un corriere, selezionato e finanziato dalla provincia di Firenze, passa due volte a settimana dai centri di raccolta;
• l’Università ha organizzato un coordinamento centrale del servizio, che organizza la raccolta delle richieste e dei documenti prelevati da biblioteche e fondi, il monitoraggio e la valutazione del servizio;
• la Provincia ha individuato le biblioteche capofila;
• copie dei documenti vengono trasmesse direttamente alla biblioteca richiedente con ARIEL;
• il canale preferito di comunicazione è la posta elettronica.

La collaborazione tra bibliotecari delle diverse istituzioni partecipanti è stata oltremodo positiva; l’obiettivo comune, cioè realizzare il servizio desiderato, ha favorito la nascita di un’organizzazione del tutto informale tra i singoli partecipanti, cementata attraverso un corso di formazione sul prestito interbibliotecario, organizzato recentemente dalla Regione Toscana. Inutile dire che i rapporti di conoscenza reciproca ed a volte direi di amicizia che sono nati lavorando insieme giovano molto al regolare flusso di informazioni e volumi.

Il prossimo obiettivo, su cui si sta attivamente lavorando, è quello di un regolamento comune del servizio per tutte le biblioteche partecipanti.

Le biblioteche universitarie, in via sperimentale, stanno inoltre affrontando l’organizzazione della valutazione del servizio, attività che è necessaria sia per misurare la soddisfazione dell’utenza, sia per un continuo miglioramento delle procedure interne (8).

3. Fornitura elettronica dei documenti con ARIEL

La fornitura elettronica dei documenti è un servizio del tutto nuovo per le biblioteche partecipanti allo SBIAF. La fornitura di copie dei documenti, in particolare, era utilizzata dalle biblioteche soprattutto come riproduzione facsimilare attraverso il fax. Questo nuovo servizio invece vuole introdurre, sia tra bibliotecari che tra utenti, una maggiore familiarità con i documenti elettronici, oltre che naturalmente, rendere un servizio ancora più veloce e meno costoso. Mentre le procedure del prestito interbibliotecario sono ancora per la maggior parte manuali, essendo l’infrastruttura tecnologica legata alla sola localizzazione del documento, la fornitura di copie come immagini è stata velocizzata dall’applicazione di prodotti che realizzano la trasmissione via Internet. La fornitura elettronica di copie dei documenti nello SBIAF è stata realizzata attraverso ARIEL.

ARIEL è un software sviluppato dal Research Libraries Group (RLG) la rete americana delle biblioteche di ricerca ed utilizza Internet per la trasmissione di immagini di documenti tra computer ed è un’applicazione Windows. L’attrezzatura richiesta è limitata ad un Personal computer con sistema operativo Windows 95, collegato ad Internet, uno scanner ed una stampante. Se chi riceve il file immagine del documento non possiede il software ARIEL, può comunque visualizzare il documento utilizzando uno dei programmi distribuiti gratuitamente in rete, come ad esempio quello utilizzato dallo SBIAF dal nome Docview (URL: http://archive.nlm.nih.gov). Esiste comunque la possibilità di avere stazioni ARIEL solo riceventi, ad un costo minore.

Per ridurre i tempi di trasmissione, ARIEL utilizza il formato TIFF (Tagged Image File Format) compresso al fine di ridurre i tempi di trasmissione in rete. Per la trasmissione si può indifferentemente utilizzare o FTP o la posta elettronica. Non è necessario avere un collegamento permanente ad Internet, poiché sia trasferimento che ricezione dei documenti possono essere in differita. I costi di trasmissione sono bassissimi e indipendenti dalla distanza, a differenza del fax. La qualità della copia trasmessa è certamente superiore alla qualità della trasmissione via fax. Il file è trasmesso come immagine e non può essere rielaborato, né conservato al fine di costruire una biblioteca digitale, per i documenti protetti da copyright.

Le funzionalità di ARIEL consentono di gestire con un’unica interfaccia le procedure di acquisizione, elaborazione e trasmissione del testo come immagine. Inoltre conserva dati utili per la gestione e valutazione del servizio.

Molti fornitori commerciali usano ARIEL, primo fra tutti la British Library. Ma per le biblioteche italiane è ancora poco diffuso ed il limite maggiore di chi lo usa è che, in ogni caso, bisogna continuare ad usare fotocopie e fax per la cooperazione interbibliotecaria nazionale. La scelta dello SBIAF è stata di diffondere la trasmissione di documenti elettronici, come servizio che, in prospettiva, rappresenta la realizzazione più economica e più efficiente per la circolazione dei documenti. In altre parole, la fornitura elettronica dei documenti sarà certamente il futuro del servizio di prestito interbibliotecario.

L’organizzazione del servizio di fornitura elettronica dei documenti, è in questo caso del tutto distribuita. Tra biblioteca che chiede e biblioteca che riceve, comunicanti attraverso Internet, ogni intermediazione e ogni forma di coordinamento è di troppo, cioè rischia solo di allungare i tempi di fornitura inutilmente. Solo per problemi logistici, in particolare il problema di attrezzare tutti i punti di servizio, il servizio è per ora limitato ad alcune biblioteche.

Conclusioni

Dopo appena sei mesi dall’introduzione del servizio, la richiesta di prestiti e copie dei documenti è certamente in aumento, come prova per ora indiretta della soddisfazione dell’utente. Due credo siano i motivi del successo:

• la flessibilità della struttura organizzativa del coordinamento del Gruppo di lavoro;
• l’articolazione territoriale che consente di sfruttare proficuamente le potenzialità della cooperazione.

La cooperazione nello SBIAF è limitata ad un servizio definito e particolare, ma trasversale e di importanza strategica per i diversi settori della biblioteca, dalla politica delle acquisizioni fino alla migliore organizzazione del prestito e recupero dei documenti richiesti dall'utente. La cooperazione, in questo caso, non si identifica con problematiche tecnologiche, che sono state limitate ad utilizzare ed integrare funzionalmente le applicazioni già esistenti, senza costruire niente di nuovo. Lo sforzo maggiore è stato speso nel realizzare l’architettura organizzativa più funzionale al servizio e meglio realizzabile nei limiti di budget e di risorse umane che caratterizzano oggi le biblioteche. In particolare la finalità perseguita dallo SBIAF è

• per l’utente: accesso a più documenti e a più servizi;
• per le biblioteche partecipanti: più servizi con costi invariati; più servizi con risparmi quantificabili di costi.

(1) I comuni che partecipano sono: Greve in Chianti, Bagno a Ripoli, Impruneta, Fiesole, Signa, Sesto fiorentino, San Casciano, Scandicci, Lastra a Signa, Calenzano. Il patrimonio bibliografico complessivo ammonta a 264.528 volumi. Inoltre stanno decidendo l'adesione al servizio di prestito interbibliotecario e di fornitura elettronica dei documenti le biblioteche della Giunta regionale e del Gabinetto scientifico letterario Vieusseux.
(2) Ad oggi le biblioteche dell'Università di Firenze sono 21 ma, in base all'applicazione del Regolamento del Sistema bibliotecario d'Ateneo, approvato recentemente, saranno ridotte a 5 Biblioteche di Area. Oltre le biblioteche, il patrimonio bibliografico, che complessivamente ammonta a 3.500.000 volumi, è distribuito in circa 100 fondi librari, di cui solo 20 aperti regolarmente al pubblico e non riservati all'utenza interna. La disponibilità dei documenti per il prestito, sia quelli conservati nelle biblioteche che quelli raccolti nei fondi, è consultabile in linea.
(3) L'iniziativa patrocinata dalla biblioteca Nazionale di Firenze, coordinata dal Consiglio interbibliotecario toscano e sostenuta dall'Università di Firenze, dalla Regione Toscana e dall'Istituto Universitario Europeo, da progettolocale cercò di estendersi a progetto nazionale di accesso ai documenti (SNADOC): In particolare SNADOC prevedeva un'organizzazione funzionale in quattro livelli (locale, regionale, nazionale, internazionale), a ciascuno dei quali corrispondeva un centro di coordinamento. Ad ogni centro locale afferivano più biblioteche, ad ogni centro regionale afferivano più centri locali, al centro nazionale afferifano i centri regionali. Il livello nazionale di coordinamento era affidato all'Istituto centrale per il Catalogo Unico. Dal punto di vista dell'utente, il servizio avrebbe dovuto funzionare nel seguente modo: la ricerca di un documento veniva effettuata prima di tutto nella biblioteca, poi, nel caso che il libro non facesse parte della collezione della singola biblioteca, trasmettendo la richiesta al centro locale, successivamente al centro regionale e da qui al centro nazionale. Il trasporto dei documenti doveva essere organizzato dai centri locali per le biblioteche di loro competenza e dai centri regionali per la circolazione dei documenti tra i centri locali.
(4) L'OPAC è stato realizzato dal Settore informatico e telematico per l'Amministrazione e per le Biblioteche e viene mantenuto dal Gruppo di lavoro per le Biblioteche all'interno del Settore, coordinato da Valdo Pasqui.
(5) Le biblioteche dell'Università di Firenze (ad oggi 21 biblioteche e un centinaio di fondi librari) sono un Polo SBN, le biblioteche degli enti locali in Toscana usano prevalentemente i programmi TINLIB e ISIS.
(6) "Il Pescalibri" è un corso strutturato per pagine web interattive, messo a punto dal Coordinamento centrale del Sistema bibliotecario d'Ateneo per i contenuti e dal CESIT per la realizzazione informatica.
(7) Non mi sembra inopportuno qui ricordare sia la volontà politica di aprire l'Università al territorio del Rettore prof. Blasi, sia la determinazione a realizzare il servizio e l'aiuto costante dell'Assessore dott.ssa Del Lungo e dei suoi collaboratori.
(8) La valutazione del servizio di prestito interbibliotecario e fornitura elettronica dei documenti ha come obiettivi: apprezzare l'efficacia del servizio, soprattutto dal punto di vista delle coperture (richieste evase), della velocità, della qualità del servizio ed esaminare l'organizzazione del servizio, al fine di valutare la sua efficienza ed al fine di un continuo miglioramento della qualità.
L'efficacia della fornitura dei documenti attraverso il prestito interbibliotecario può essere definita da vari indicatori di rendimento che riguardano: la percentuale di successo e la velocità della fornitura.
Tutte le misure sono basate su: la registrazione delle transazioni ed il tempo di consegna.
L'efficienza è stabilita attraverso un'analisi comparativa tra le biblioteche di qualità del servizio. Questa analisi comprende in particolare le distorsioni occorse durante la fruizione del servizio ed i costi delle operazioni.

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