Il Polo bibliotecario della provincia di Ancona: bilanci e prospettive nel contesto marchigiano

(Rosalia Bigliardi - Polo bibliotecario della provincia di Ancona)

A dieci anni di distanza dall’avvio dell’automazione della Biblioteca Planettiana, divenuta polo bibliotecario della Provincia nell’ambito del Servizio Bibliotecario Nazionale, credo sia utile tracciare un primo bilancio dell’attività svolta oltre a mettere a fuoco aspetti legati ai nuovi binari che ci accingiamo a percorrere. Ciò in un momento significativo, nel quale, se da un lato si registra un consolidamento del polo stesso (grazie alla convenzione triennale in atto e ad una nuova adeguata acquisizione di nuove attrezzature), dall’altro, come abbiamo sentito, si aprono nuovi servizi rivolti specificatamente alla variegata realtà delle biblioteche della Provincia di Ancona.

Prima fase 1990-95: costituzione del polo SBN e migrazione in Indice

In data 7 settembre 1989 la Banca Popolare di Ancona, per celebrare il proprio centenario elargiva una donazione al Comune di Jesi di £. 500.000.000 in attrezzature, corsi e consulenze per la informatizzazione della Biblioteca Comunale, ponendo come vincolo che il Comune mantenesse presso la Biblioteca "un organico quantitativamente e qualitativamente in grado di sfruttare appieno le opportunità offerte dal progetto di automazione".

L'automazione della Biblioteca comunale, secondo tale donazione, teneva conto del progetto del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN), avviato dall'ICCU nel gennaio del 1981, che prevedeva la creazione di una rete di Biblioteche automatizzate in Italia collegate tra loro per consentire la condivisione delle risorse catalografiche, la circolazione delle informazioni ed il trasferimento dei documenti, secondo un modello di cooperazione decentrato.

A partire dalla donazione, i primi anni sono stati dedicati alla costruzione ed attivazione del polo bibliotecario della Provincia di Ancona; in base ad un piano triennale di fattibilità, si è concordata e realizzata la cooperazione tra le biblioteche comunali maggiori della Provincia. Si è così creata una rete locale SBN come struttura portante di un più ampio e complesso sistema bibliotecario che ha permesso l’attuazione di una reale politica di cooperazione interbibliotecaria.

In questa prima fase si è anche proceduto da un lato alla attivazione di personale selezionato tramite prove concorsuali ed addestrato, insieme al personale della Biblioteca, attraverso uno specifico corso, alla catalogazione in SBN con software SQL; dall’altro si è lavorato alla promozione del servizio, che ha avuto le sue punte più significative in due convegni, che ne hanno diffuso le finalità, lo spirito e l’informazione.

Nell'ottobre del 1990 è stato realizzato un convegno dal titolo L'informazione in biblioteca: automazione e cooperazione per un servizio al territorio, rivolto particolarmente ad Amministratori e bibliotecari; in esso le motivazioni, che hanno spinto l'Istituto iesino ad intraprendere un salto qualitativo del servizio, sono state rapportate al nuovo concetto di biblioteca al passo con i tempi ed al nuovo ruolo che il bibliotecario viene ad assumere nella società tecnologica. Tale riflessione, che ha voluto confrontarsi con le nuove esigenze poste dai cittadini verso il servizio di lettura ha coinvolto bibliotecari e pubblici amministratori marchigiani in uno sforzo comune di cooperazione tra le biblioteche e di raccordo tra gli enti per la realizzazione di una realtà di cooperazione fattiva tra le biblioteche della Provincia e gli enti Comune, Provincia e Regione.

Nel novembre del 1991 è stato inaugurato al Teatro Pergolesi il nuovo servizio, nell'ambito delle celebrazioni per il centenario della Banca Popolare; grazie ad un collegamento temporaneo tra il teatro ed il Palazzo della Signoria, sede della Biblioteca, si sono potute visualizzare alcune procedure di catalogazione e di ricerca bibliografica che hanno dato dimostrazione dei vantaggi del programma avviato. Dopo alcune informazioni degli esperti sull'uso delle banche dati telematiche, si sono attivati collegamenti in diretta per l'interrogazione di alcune banche dati italiane ed europee. E’ stato anche presentato al numeroso pubblico presente un video multimediale sui servizi offerti dalla Biblioteca Planettiana. Dopo queste dimostrazioni, si è aperto nel pomeriggio il convegno La biblioteca telematica: un ponte tra le Marche e l'Europa, che ha affrontato i temi riguardanti la cooperazione in SBN a livello nazionale, le prospettive di raccordo tra SBN e gli altri sistemi in Europa ed infine i programmi della Comunità Europea, passando in un secondo tempo a focalizzare problemi e prospettive dell'automazione nelle biblioteche marchigiane.

Le potenzialità offerte da questo nuovo servizio hanno portato la Provincia di Ancona ad approvare un progetto esecutivo per la individuazione del polo bibliotecario provinciale, facente capo alla Biblioteca Planettiana di Jesi e comprendente, in qualità di subpoli, le biblioteche di Ancona, Fabriano, Osimo e Senigallia; sono anche stati individuati ambiti territoriali nella Provincia facenti capo alle stesse, al fine di perseguire gli obiettivi che la stessa legge regionale marchigiana n.39/87 fissa per una maggiore diffusione dei servizi informativi.

Negli anni 1992-1994 si è proceduto ad approvare e concretizzare il piano triennale di fattibilità. La Provincia di Ancona ha formalizzato le convenzioni sia con il Comune di Jesi sia con lo stesso ed i Comuni cui appartengono le biblioteche subpolo di Ancona, Fabriano, Osimo e Senigallia, convenzioni che contengono i rispettivi impegni degli enti che partecipano, così come le funzioni che spettano al Comitato tecnico di coordinamento provinciale. Si sono collegate così progressivamente al polo: la Biblioteca Benincasa di Ancona (collegata dal 15 ottobre 1993); la Biblioteca Cini di Osimo (collegata dal 22 luglio 1993); la Biblioteca Antonelliana di Senigallia (collegata dal maggio 1994); la Biblioteca comunale di Fabriano (operativa in rete dal giugno 1995). Nello stesso mese si è realizzata la migrazione in Indice e nell’autunno dello stesso anno si è cominciato a lavorare in rete nazionale.

L’attivazione di tale cooperazione si è rivelata fattore incentivante per lo sviluppo di queste biblioteche, non ha limitato affatto l'autonomia e la capacità operativa peculiare di ciascuna biblioteca, bensì ha costituito un aiuto, un ulteriore supporto all’efficacia del singolo servizio; lasciando infatti integra la responsabilità di ciascuna amministrazione comunale nella gestione della propria biblioteca, si è posta come strumento al servizio delle stesse biblioteche comunali, alle quali è rimasto il compito e la responsabilità del servizio diretto agli utenti.

La realizzazione del piano di fattibilità è avvenuta secondo programmi annuali, programmi impostati secondo un cofinanziamento tra Comune di Jesi, Provincia di Ancona e Regione Marche. Nonostante le difficoltà riscontrate sia a livello di lenta adesione dei Comuni subpolo, sia a livello di interruzione del personale, assunto dapprima a tempo determinato e successivamente ad incarico, sia infine per le difficoltà burocratico-amministrative connesse ad un progetto di cooperazione tra enti, uno dei quali, la Regione Marche, non è stato tempestivo nella erogazione dei pur sostanziosi finanziamenti, tuttavia in questi anni si è concretizzata la realtà del polo bibliotecario provinciale, attraverso l'allaccio di tutte le Biblioteche subpolo. Per tali biblioteche le Amministrazioni hanno provveduto al reperimento di personale, anche attraverso concorsi, per la catalogazione dei volumi da loro posseduti nella banca dati del polo. Attraverso corsi periodici e qualificati, promossi dalla Planettiana di concerto con l’ICCU, anche tale personale è stato addestrato alla catalogazione SBN, ed è stato seguito, sia per ciò che riguarda l'avvio della catalogazione sia per ciò che concerne i connessi aspetti informatici, dal personale operante al CED della Planettiana.

L’attivazione della catalogazione in SBN è partita dal gennaio 1991 nella Biblioteca Planettiana ed ha riguardato nei primi due anni l'inserimento di 7.019 volumi, dei quali 6.211 della biblioteca centrale e 808 della sezioni ragazzi. Si è lavorato principalmente in questi anni all'inserimento di tutte le monografie facenti parte del fondo storico marchigiano, a tutti gli opuscoli pure dello stesso fondo e ad opuscoli marchigiani. Si è inoltre proceduto allo spoglio analitico di tutte le annate che vanno dal 1895 ad oggi del periodico Atti e memorie della Deputazione di storia patria per le Marche. A partire dal gennaio 1993 è stata attivata anche la procedura automatizzata del prestito esterno agli utenti. Le biblioteche che si sono collegate al Polo a partire dal luglio 1993 hanno usufruito del lavoro catalografico iniziato e portato avanti per circa tre anni dalla sola Biblioteca di Jesi, avvalendosi della possibilità di catturare le notizie bibliografiche presenti nella banca dati del Polo per una valore medio che ha oscillato tra il 50-60%; l’apporto catalografico del Polo bibliotecario provinciale registra una consistenza di circa 16.500 notizie titolo e 8.500 autori.

Anche dopo l’entrata in Indice si è continuato a dare priorità alla catalogazione soprattutto dei fondi marchigiani per contribuire concretamente alla implementazione della banca dati nazionale.

Seconda fase 1996-1999: il consolidamento del Polo SBN

A partire dal 1996 si è dipanata una seconda fase, caratterizzata da una attività ordinaria che ha erogato un servizio apprezzato in ambito locale e nazionale. L’indubbia competenza acquisita dagli operatori, particolarmente quelli che operavano al CED del Polo, competenza apprezzata anche da esperti fuori regione, ha garantito una consulenza non solo verso il personale che operava nelle biblioteche subpolo, ma anche verso gli stessi utenti finali, che hanno acquisito l’abitudinarietà nell’utilizzo della banca dati nazionale e del prestito interbibliotecario per informazioni bibliografiche, ricerche e prestiti bibliotecari. Basterebbe citare le statistiche dei servizi offerti dal polo che sono andate crescendo di anno in anno, pur se con limitate e locali interruzioni (quale quella di Fabriano a causa del terremoto).

I volumi catalogati e collocati tra il 1996 e il 2000 sono andati in crescendo per un totale di 30.000 volumi collocati di cui quasi 10.000 marchigiani, così come le ricerche in Indice ed il prestito interbibliotecario. Tali servizi, sempre più apprezzati dall’utenza, sono entrati nel quotidiano utilizzo di quanti usufruiscono del servizio bibliotecario. Biblioteche quali quella di Senigallia hanno avuto risultati particolarmente significativi e hanno toccato punte elevate di servizio all’utenza. Le cifre sono chiaramente indicative: nel 1996 quasi un migliaio le ricerche in Indice, aumentate a 2.922 nel 1997; i prestiti interbibliotecari nel 1997 salgono a 700, triplicando rispetto all’anno precedente. Nel 1998 le ricerche sono 2.859 mentre i prestiti interbibliotecari salgono a quasi un migliaio; tale trend positivo si registra anche per il 1999, con 3.500 volumi collocati, 2.400 ricerche e oltre 1.100 prestiti.

Se gli sforzi della cooperazione hanno in effetti prodotto chiari benefici al cittadino, tuttavia non sono mancate le difficoltà soprattutto sul versante politico-amministrativo: ciò si è verificato anche per la complessità di gestire progetti fino all’anno scorso con cadenza annuale con finanziamenti a carico di più enti; tuttavia va anche rilevato che l’Ente Regione e particolarmente il Centro Beni Culturali della Regione Marche non ci sembra abbia efficacemente incentivato il polo SBN come ci si aspettava a seguito della firma dapprima del Protocollo Stato Regioni per SBN e successivamente attraverso un piano territoriale che prevedeva (e avrebbe dovuto conseguentemente finanziare) la attivazione e lo sviluppo dei quatto poli SBN previsti per ogni provincia marchigiana. Anche la recente delega alle Province ed il trasferimento delle relative competenze e finanziamenti, poteva essere più incisiva nel delineare specificità e sottolineature di raccordo e rilevanza circa la materia in questione, tenendo in debito conto i riferimenti legislativi, gli accordi di programma e la rilevanza di questo aspetto assunta nel panorama bibliotecario regionale e provinciale per ciò che afferisce al nostro territorio.

Terza fase anni 2000-2002: i nuovi servizi

Dobbiamo quindi ringraziare la Banca Popolare di Ancona che 10 anni fa dato l’input e gli Enti che hanno posto in essere il servizio SBN del Polo, nel contesto provinciale; vanno ringraziati soprattutto i bibliotecari e gli operatori che in questi anni caparbiamente e tenacemente hanno lavorato giorno dopo giorno per fornire un servizio di informazione bibliografica ai cittadini secondo un progetto al passo con i tempi, un servizio di cooperazione di cui oggi gli utenti non vogliono essere privati. L’evidenza di questo servizio e la sua tradizione di continuità ha portato ad un primo reale consolidamento delle risorse attraverso una convenzione triennale tra Provincia di Ancona, Comune di Jesi e Comuni di Ancona, Fabriano, Osimo e Senigallia. Tale convenzione triennale ha consentito alcune attività. L’adeguamento all’anno 2000 ha richiesto un cambio totale di attrezzature hardware e la sostituzione del software di gestione SBN/SQL su mainframe IBM con il s/w di gestione SBN SEBINA-INDICE su h/w Unix per la prosecuzione delle attività di gestione del Polo Bibliotecario Provinciale. Il nuovo applicativo, perfettamente integrato con la rete nazionale e i sistemi di recupero dell’informazione locale consente di:

• recuperare i dati bibliografici inseriti e gestiti finora con il s/w SBN/SQL nel rispetto delle linee di utilizzo e coordinamento indicate dall’ICCU per l’intero territorio nazionale;
• gestire e valorizzare l’intero patrimonio documentario delle biblioteche del Polo attraverso l’applicazione delle norme e degli standard di catalogazione diffusi a livello internazionale, anche per i materiali non librari, quali fondi locali relativi ad iconografie, stampe, disegni al fine di garantire la gestione anche di questo materiale non convenzionale e renderlo fruibile a tutte le biblioteche collegate;
• garantire il mantenimento dei servizi offerti all’utenza attraverso la consultazione del catalogo locale e nazionale, la localizzazione dei documenti e la messa a disposizione degli stessi attraverso il prestito locale e/o interbibliotecario ampliandone la gamma ed elevandone la qualità tramite l’utilizzo di un catalogo SEBINA OPAC che si caratterizza per la massima facilità d’uso da parte degli utenti sia in ambito locale che tramite Internet e per la totale integrazione con gli archivi di gestione SBN-SEBINA.

Dopo aver completato le operazioni di collaudo e controllo della banca dati SBN convertita, nella prima settimana di luglio il personale dell’Akros Informatica di Ravenna ha tenuto presso la Planettiana un corso di aggiornamento professionale per i catalogatori del Polo per la gestione del nuovo applicativo SEBINA INDICE. Dopo un periodo di catalogazione in archivio di prova, si è ora in grado di lavorare a pieno regime alla catalogazione nella banca dati locale e nazionale per un servizio di catalogazione in linea e di prestito interbibliotecario.

Si stanno inoltre progettando con più largo respiro corsi di catalogazione non limitati solo al materiale librario moderno, ma al libro antico, alla base dati musica, al materiale manoscritto, per una piena valorizzazione anche dei fondi antichi di cui sono ricche varie biblioteche.

Nello stesso tempo si intende integrare le attività ordinarie del Polo Bibliotecario con nuove attività legate alla costituzione di una banca dati bibliografica provinciale, consultabile tramite Internet e prevista nell’ambito del Progetto PANNET, finanziato con fondi dell’Unione Europea. Grazie a questo progetto le numerose biblioteche, di varia tipologia (in quanto ad ente di appartenenza), distribuite sul territorio provinciale, che hanno automatizzato i loro cataloghi con software diversi, potranno mettere a disposizione le informazioni bibliografiche catalogate e cooperare alla costituzione di una Banca dati bibliografica provinciale.

La nostra provincia è particolarmente ricca di biblioteche. Tra queste basterebbe citare le 18 biblioteche riconosciute dalla Regione di interesse pubblico locale (ex art.11 L.R. 53/74 e art.6 L.R. 39/87), segnalate dal Centro Beni culturali della Regione Marche alle Province nel settembre 1999, delle quali ben 11 sono nella Provincia di Ancona: la Diocesana di Ancona, la Biblioteca dell’Accademia di scienze, lettere ed arti, le biblioteche dei Frati Cappuccini sia di Ancona che di Loreto, quella dell’Istituto regionale per il Movimento di Liberazione delle Marche, la Diocesana di Jesi, quella del Convento di S. Giuseppe da Copertino a Osimo, la Biblioteca Francescana a Falconara di interesse nazionale, quella del Seminario regionale, la Biblioteca dell’Istituto Gramsci di Ancona, la Biblioteca della Deputazione di Storia Patria; di queste, 6 non risultano ancora automatizzate, ma l’input del progetto provinciale sta orientando in tal senso. Per ciò che riguarda le biblioteche dei Comuni della Provincia, ben 20 risultano automatizzate, così come dai dati dell’IRSSAE risultano automatizzate 25 biblioteche di istituti scolastici.

Ci auguriamo che il forte segnale che la Provincia di Ancona dà oggi per la costituzione di tale banca dati provinciale sia di stimolo ad unire gli sforzi tra i vari enti per un efficace servizio bibliografico automatizzato.

In tal senso ci siamo impegnati, ma lo sforzo (direi meglio l’opportunità) deve essere condiviso da parte di tutti i soggetti interessati, per far sì che entro l’anno 2002 possa concretizzarsi in maniera significativa tale banca dati provinciale.

Auspichiamo che i bibliotecari del territorio provinciale vogliano orientare parte del loro impegno secondo queste finalità. Il personale che opera all’interno del CED del Polo è a disposizione per aspetti tecnico - biblioteconomici, mentre per ciò che concerne i rapporti istituzionali ed amministrativi è prevista, sulla scorta della convenzione madre che ha approvato il progetto triennale, la stipula di una convenzione che regolamenti tale collaborazione con le singole biblioteche per la concretizzazione della banca dati bibliografica provinciale.

Speriamo infine che si realizzi un raccordo più significativo tra i poli SBN che operano nella Regione: oltre a quello della Provincia di Ancona, mi riferisco ai tre poli universitari di Ancona, di Macerata e di Urbino (quest’ultimo di recente attivazione), affinchè le politiche di cooperazione bibliotecaria prendano respiro in un’ottica regionale e non solo.

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