Il Polo SBN della Biblioteca Universitaria di Urbino
(Maria Moranti - Polo Università degli studi di Urbino)
Dalla scorsa estate è stato creato un nuovo Polo SBN presso la Biblioteca Universitaria di Urbino, sul quale vorrei fornire alcune brevi informazioni.
Il Sistema bibliotecario della Università di Urbino è costituito da 33 sedi bibliotecarie, di cui una dislocata a Pesaro e una a Fano, afferenti a quattro grandi strutture centralizzate.
Dal censimento relativo all’anno 1997, redatto per l’Osservatorio del MURST, risulta che la biblioteca nel suo complesso possiede circa 550.000 volumi, e più di 5.300 titoli di periodici. La media annua degli acquisti si aggira sulle 12-14.000 monografie e sui 4.000 periodici correnti. Inoltre, essendo una biblioteca di antica istituzione, fondata nel 1720 dal Papa urbinate Clemente XI, conserva anche un consistente patrimonio storico, come risulta da due cataloghi pubblicati per le cinquecentine (3.950 edizioni) e le seicentine (5.920 edizioni).
A partire dal 1994 l'Amministrazione della Università ha deliberato un decisivo rinnovamento di tutto il settore bibliotecario. Da un lato è stato organizzato un vero e proprio sistema bibliotecario costituito da tre aree coordinate, ciascuna con una propria fisionomia che trova il suo fondamento nella natura delle biblioteche che vi afferiscono. Inoltre tutto il sistema è stato dotato degli strumenti necessari per impostare e portare avanti il lavoro di automazione.
Dal 1996 disponiamo di un catalogo centralizzato installato su un Server DIGITAL-UNIX, sempre gestito con software Sebina, e siamo entrati operativamente nella rete GARR (http://www.uniurb.it/bib/). La scelta del software è stata dettata da due motivi fondamentali: non potevamo permetterci di entrare in SBN perché l'Università non disponeva delle necessarie risorse finanziarie, mentre, già dal '94 due biblioteche avevano iniziato a catalogare con Sebina, allora distribuito gratuitamente dalla Regione Marche.
Attualmente un unico catalogo centralizzato, derivato dalla fusione delle banche dati precedentemente create, viene utilizzato da tutte le biblioteche dell'Ateneo per registrare le nuove acquisizioni e anche per gestire gli ordini. Esso conta poco meno di 130.000 notizie relative a 99.489 volumi. Il nostro OPAC è consultabile su Internet (http://opac.bib.uniurb.it/h3/h3.exe/ase).
Verso la fine del 1999, la ditta AKROS, produttrice del Sebina, ha completato l'adeguamento del programma alle esigenze del colloquio con l'Indice, in base alla convenzione stipulata dall'Istituto Beni Culturali della Regione Emilia e Romagna con l’Istituto Centrale per il Catalogo Unico (ICCU). Da allora è diventato possibile accedere all'Indice anche per biblioteche gestite con software diverso da SBN, come la nostra.
Quindi, abbiamo potuto affrontare una serie di operazioni necessarie per costituire un nuovo Polo. Dopo una serie di contatti e di accordi con l'ICCU, che ha dimostrato sempre la massima disponibilità alla nostra iniziativa nonostante si trattasse di una situazione mai affrontata in precedenza visto che noi siamo stati il primo Polo gestito con software diverso da SBN non appartenente alla Regione Emilia-Romagna, abbiamo firmato nel giugno 2000 una convenzione con il Ministero per i Beni e le Attività culturali. Inoltre abbiamo dovuto adeguare il software passando dalla versione 3.5 del Sebina alla 4.0, in grado di colloquiare con l'Indice.
Siamo entrati in Indice come Polo vuoto, senza effettuare alcuna migrazione. Credo si tratti di una soluzione piuttosto inusuale, che però ci è sembrata la più opportuna per diversi motivi. In primo luogo la migrazione avrebbe ritardato di molto i tempi; infatti ogni migrazione impone di fermare l'Indice per qualche giorno e quindi deve essere programmata con mesi di anticipo ed in ogni caso comporta un grave disagio per tutte le biblioteche collegate. Inoltre, la migrazione ci avrebbe costretti a pesanti lavori di revisione della banca dati; infatti, anche se fin dall'inizio ci eravamo adeguati alla Guida SBN, di fatto lavoravamo in un catalogo autonomo, e quindi avevamo conservato alcune abitudini catalografiche che non sono accettate da SBN. Il problema più grave era rappresentato dal legame W, non previsto dalla versione 3.5 del Sebina. Insomma, la nostra banca dati, per quanto corretta e controllata avrebbe dovuto essere di nuovo revisionata; ci è sembrato un lavoro eccessivo per le nostre forze, già pesantemente impegnate dalla gestione corrente della biblioteca, e tutto considerato non di primaria importanza, visto che le nostre notizie erano già disponibili almeno sul nostro OPAC. In effetti la scelta non si è rivelata penalizzante. Dopo un breve periodo di assestamento, coincidente con l’estate, durante il quale gli addetti alla catalogazione si sono impadroniti delle procedure di colloquio con l'Indice, che avevano sperimentato con qualche difficoltà sull'Indice di prova, abbiamo ottenuto risultati insperati: a metà novembre avevamo già versato in Indice più di 16.000 notizie pur non avendo programmato alcun lavoro sistematico di recupero del pregresso.
La nostra attuale base dati è irrisoria se commisurata con il patrimonio complessivo della biblioteca. Per questo motivo stiamo formulando un ampio progetto di recupero del pregresso, facilitato dal colloquio con l’Indice, non solo allo scopo di migliorare la qualità dell'informazione bibliografica, ma anche per poter utilizzare il modulo prestiti, già in uso nella Biblioteca dell'area Scientifica e previsto entro l'inizio del prossimo anno accademico per la nuova sede della Biblioteca di Economia e Sociologia.
Il nuovo Polo si è rivelato uno strumento di cooperazione fra le biblioteche al di sopra delle nostre aspettative. Abbiamo già completato le pratiche per aggiungere alle biblioteche dell'Università quella dell'Accademia di Belle Arti di Urbino.
Ma, soprattutto, ci proponiamo di ampliare il Polo, modificandone la fisionomia. Infatti, stiamo concludendo una convenzione con l'Amministrazione della Provincia di Pesaro e Urbino in base alla quale il Polo assumerà la nuova denominazione di Polo dell'Università di Urbino e della Provincia di Pesaro e Urbino. Il cambiamento sarà sostanziale; infatti alle quattro biblioteche centralizzate dell'Università se ne aggiungeranno numerose altre ora appartenenti alla rete bibliotecaria provinciale della Provincia di Pesaro e Urbino e gestita dal Centro Provinciale Beni Culturali. Fanno parte di questa rete, biblioteche di diversa tipologia - di conservazione, di pubblica lettura, di enti pubblici e privati - di varia consistenza che nel loro insieme interessano l’intero territorio provinciale. Il fine che si intende perseguire con questa operazione è quello di integrare le due banche dati ancora divise per poi tentare, attraverso l’ottimizzazione delle risorse, di migliorare i servizi offerti alla numerosa utenza e di far funzionare sinergie preziose in un’ottica di stretta collaborazione tra le massime istituzioni del territorio in questo settore.