La biblioteca dell'ISTAT dopo il 2000

(Alexia Sasso - Istituto Nazionale di Statistica)

Dal 2000 la biblioteca dell'Istituto nazionale di statistica ha attuato un cambiamento. L'incombente pericolo del millenium bug ha reso necessaria una riflessione. Dal 1996 si operava nella rete del servizio bibliotecario nazionale mediante un sistema Unix (AIX) con applicativo SBN/X-Totem, nella cui base dati erano presenti circa 10.000 notizie bibliografiche. Affiancato a questo vi erano altri tre cataloghi, uno cartaceo e due elettronici.

Il passaggio dal precedente SBN/X-Totem al nuovo Sebina Indice è stato approvato dall'Istituto a seguito di uno studio di fattibilità, i cui interessi erano rivolti maggiormente a dotarsi di un insieme hardware, software di base e applicativo compatibile al 2000, al recupero delle notizie bibliografiche trattate dal 1980 al 1995, a rimanere in SBN, alla gestione automatica dei prestiti e degli scambi, a gestire complessivamente tutti i processi precedentemente amministrati con s/w diversi o manualmente, come il controllo e le statistiche sugli accessi. Era necessario, inoltre, recuperare, evitando massicce attività di inserimento dati, dai mainframe, che venivano dismessi alla fine dell'anno, una serie di archivi:

• anagrafico del personale interno
• prestiti storici
• dati relativi agli scambi (fornitori)
• catalogo Cms per le pubblicazioni acquisite dal 1980 al 1990 costruito in maniera arbitraria
• catalogo Sas per il periodo 1991-1995 compreso, strutturato in considerazione di alcuni standard.

Inoltre si doveva effettuare il recupero dei titoli SBN comprensivi di inventari e collocazione. Era anche diventata sempre più pressante la richiesta di un OPAC che permettesse una visibilità in ambiente Intranet e Internet.

Le soluzioni ipotizzate furono tre:

1. mantenimento dell'applicazione SBN/Unix in ambiente X-Totem. Vantaggi: costi di addestramento e avvio pressoché nulli; manutenzione ordinaria a carico dell'Istituto centrale per il catalogo unico. Svantaggi: prestazioni standard che non soddisfacevano alcuni requisiti funzionali; assenza di OPAC; possibile migrazione richiesta, per motivi interni alle politiche di SBN, entro i prossimi due anni, verso il nuovo ambiente client/server; scarsa flessibilità verso le personalizzazioni richieste; personalizzazioni e loro manutenzione a carico ISTAT.
2. impianto del nuovo applicativo Unix in architettura client/server e relativa migrazione del catalogo. Vantaggi: scelta coerente con le strategie ICCU; architettura più flessibile; interfaccia utente amichevole; OPAC Web già attivo in Internet nella versione base. Svantaggi: prodotto ancora in fase sperimentale (la prima installazione era prevista per fine anno, mentre era già stato installato un prototipo presso il Polo della biblioteca di storia moderna e contemporanea); personalizzazioni e loro manutenzione a carico ISTAT; training sulle procedure; acquisizione nuovo s/w di base e di ambiente.
3. impianto applicativo Sebina/versione SBN e relativa migrazione del catalogo. Vantaggi: sistema funzionalmente completo e consolidato, estremamente flessibile e integrato; personalizzazioni all'interno del pacco standard senza costi di manutenzione ad hoc; OPAC Web; possibilità di far coesistere catalogazioni condivise con SBN e non; possibilità di catalogare e gestire materiali non librari cui collegare link multimediali; garanzia di evoluzione e manutenzione; garanzia di assistenza e consulenza. Svantaggi: canone annuo di manutenzione, comprensivo di assistenza; nuovo training; costi di conversione; acquisizione s/w di ambiente.

Nella scelta di Sebina ha pesato fortemente il fattore temporale che, per i problemi connessi con l'anno 2000, ha impedito una valorizzazione adeguata dei punti di forza del pacchetto client/server.

Si è, quindi, passati alla fase operativa che ha riguardato le seguenti attività:

• conversione da X-Totem a Sebina
• realizzazione delle procedure per l'import degli altri archivi Sas e Cms (personale, storico prestiti e titoli, fornitori, cataloghi 1980-1995, biblioteche ILL)
• recupero dei suddetti archivi (cataloghi, fornitori, lettori)
• schiacciamento titoli
• installazione server di prova
• addestramento
• personalizzazione statistiche lettori e prestiti
• installazione definitiva e collegamento.

Per le notizie SBN non c'è stato bisogno di una migrazione in Indice in quanto i dati erano già presenti. Si è dovuta compiere solamente una conversione della base dati SBN/X-Totem di Polo su Sebina. Per gli altri due database il lavoro è stato, invece, più impegnativo. Per ognuno si è eseguita una superficiale pulizia interna per eliminare grossolani errori di duplicazione. L'unione è avvenuta tenendo presente che le notizie bibliografiche create in condivisione con l'Indice erano sicuramente più affidabili, seguite da quelle Sas e da quelle Cms. Le risiedenti su Cms meno affidabili e senza carta d'identità, erano schiacciate se ve n'era un'altra identica in Sas, a loro volta meno attendibili rispetto a quelle SBN. La fusione è stata realizzata a parità di natura, anno di pubblicazione, luogo di edizione e titolo. Poiché non tutti gli autori erano stati inseriti seguendo gli stessi criteri e non sempre erano stati attribuiti, la società, che ha operato la conversione, ha convenuto che il controllo esteso anche agli autori, ne avrebbe determinato pochissimi. Per ulteriore controllo è stato fornito alla biblioteca il file con le segnalazioni di tutti gli schiacciamenti, strutturato nella seguente maniera:

<N.titolo Sas/Cms; natura; tre righe ISBD; eventuali inventari Sas/Cms>
FUSO con
<Bid SBN; natura; tre righe ISBD; eventuali inventari X-Totem>.

Questo ha permesso di identificare erronei schiacciamenti verificatisi con identica natura, data, titolo, luogo ma la cui responsabilità era differente. A questo punto con certezza si è potuto affermare di aver recuperato tutte le notizie.

Tuttavia il loro livello, anche dopo avere ultimato le fusioni, era ancora inadeguato per l'Indice. Nel decennio '80-'90, infatti, i periodici erano trattati come monografie, si avevano pertanto "n" descrizioni con annesso numero d'inventario per ogni annata del periodico. L'opzione di gestire in Polo le notizie non condivise con l'Indice ha facilitato l'operazione. Si è scelto di non far migrare i cataloghi preesistenti a SBN, lasciandoli coesistere in locale, dove risiedono titoli condivisi e non.

Dopo avere installato il server di prova e su questo iniziato l'addestramento del personale, si è dato avvio alla fase riguardante le personalizzazioni.

In passato la biblioteca gestiva manualmente alcuni moduli sui quali si registravano i dati riferiti ai lettori, ai fini di elaborazioni statistiche. Sui moduli erano presenti le seguenti informazioni: residenza, categoria, area di interesse, tipo pubblicazione, ente editore.

Recuperate solamente come dato di Polo a livello di qualificazione (tipo pubblicazione) e di autore (tipo ente), sono state utilizzate per creare delle statistiche utili a controllare il movimento dei libri e tarare le acquisizioni sulle esigenze degli utenti. In linea con la politica dell'istituto, ci si avvale di tali informazioni insieme con quelle sulle altre attività svolte per valutare la produttività dei singoli operatori e dell'intero servizio, trimestralmente sottoposto a controllo da parte del Consiglio dell'Istat.

E', infatti, possibile esaminare

• i lettori per profilo di interesse
• volumi prestati per tipo di pubblicazione (totale dei volumi prestati nell'ambito della biblioteca suddiviso per tipo)
• prestiti per tipo lettore e tipo pubblicazione (totale dei volumi prestati nell'ambito della biblioteca suddiviso per tipo lettore e tipo pubblicazione)
• volumi prestati per tipo ente (totale volumi prestati nell'ambito della biblioteca suddiviso per tipo di ente)
• prestiti per tipo lettore e tipo ente (totale volumi prestati nell'ambito della biblioteca suddiviso per tipo lettore e tipo ente).

Su questi e altri parametri si basa, inoltre, la valutazione del grado di soddisfazione dell'utenza nei confronti dei prodotti e servizi offerti al fine di promuovere, in collaborazione con altre direzioni e dipartimenti, un approccio di qualità totale relativamente all'attività dell'Istituto.

Si è finalmente giunti all'installazione definitiva del server, su cui erano stati caricati oltre a tutti gli elementi summenzionati anche l'elenco, fornito dall'ICCU, con gli indirizzi di posta elettronica di tutte le biblioteche aderenti a SBN e del personale interno Istat. I nominativi sono stati reinseriti nell'archivio dei lettori, aggiornabile in modo sia automatico sia manuale, attivando controlli di esistenza sul numero di matricola: qualora un lettore con il medesimo numero di matricola fosse stato già presente, il relativo record non era recuperato; quando l'utente risultava in pensione, la sua specificazione era E.

Unico rammarico è l'impossibilità, dettata dalla configurazione della nostra rete, di non usufruire di alcune funzionalità dell'OPAC: prenotare i prestiti e visualizzare la disponibilità in tempo reale. Non essendo permesso l'accesso a pacchetti provenienti da fuori e essendo il server schermato dal firewall si è dovuto rinunciare ad offrire alcuni servizi tramite OPAC:

• consultare l'effettiva disponibilità dei documenti presenti in biblioteca;
• richiedere in prestito documenti disponibili;
• prenotare i documenti al momento in prestito;
• verificare le informazioni riguardo alla propria situazione di lettore, in termini di prestiti in corso e scaduti.

Per il futuro quattro sono i progetti in corso di realizzazione:

• l'automazione della gestione amministrativa dei periodici che partirà solamente dopo aver ripulito il catalogo dalle notizie duplicate;
• il collegamento alla centrale di altre due biblioteche aperte negli uffici regionali di Cagliari e Milano, dove sarà possibile consultare tutta la produzione della statistica ufficiale dal 1861; per il momento non catalogheranno, limitandosi alla gestione fisica dei volumi;
• una banca dati della letteratura grigia prodotta da gruppi di lavoro, commissioni ecc. operanti all'interno dell'Istituto, dove si forniranno le descrizioni relative sia ai documenti sia alla composizione delle commissioni e il full text come immagine e/o file di testo;
• una banca dati sull'economia informale che, oltre a contenere descrizioni bibliografiche, permetta l'accesso diretto al documento mediante link multimediali. L'obiettivo è la costituzione di una base dati relativa alla documentazione inerente all'economia non osservata dei paesi del Mediterraneo e la diffusione delle informazioni nell'area mediterranea. Per la consultazione l'OPAC dovrebbe essere dotato di un'interfaccia in italiano, inglese, francese e arabo.

In entrambe si adotterà per la prima volta il Dublin Core v.1.1 e le regole di catalogazione per le risorse elettroniche.

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