Il Polo unificato bolognese di SBN
(Jacopo Di Cocco - Università degli studi di Bologna)
Alla fine degli anni ‘80, a Bologna, erano attivi 2 poli SBN, entrambi basati su SBN/SQL: quello degli Enti locali e quello dell’Università.
Nel 1995, prima della migrazione in Indice, si decise di fondere i due poli in un unico sistema tendente a coprire oltre all'Ateneo, dislocato coi suoi campus in ben cinque province, anche le altre biblioteche site nel territorio della provincia di Bologna. Da questa fusione, nasce il Polo unificato territoriale bolognese, che a tutt’oggi comprende 87 biblioteche di enti locali, università, MBAC, altri enti di ricerca, associazioni e fondazioni.
Si veniva così realizzando quel sistema cooperativo interistituzionale che, agendo appunto sul territorio, ha permesso al Polo di raggiungere significativi risultati.
Il Ministero per i beni culturali, la Regione Emilia Romagna, l’Università di Bologna, i Comuni di Bologna, Imola e San Giovanni, partner del Polo, dal 1995 hanno investito risorse sempre maggiori in iniziative finalizzate al miglioramento quantitativo e qualitativo degli archivi del Polo stesso e dei servizi per gli utenti (adottando un regolamento di polo).
Tra i tanti progetti, vorremmo ricordarne alcuni.
La realizzazione e le successive implementazioni dell’OPAC di polo: sperimentato su Web dal 1993 e messo in produzione su attrezzature dedicate dal 1994, successivamente alla costituzione del Polo unificato è stato aggiornato usando la versione comune con le Università di Firenze e Padova. La consultazione dell'OPAC è universale e rapidamente cresciuta; nel 2000 sono stati 273.041 i numeri IP collegatisi (i calcolatori sono di più, dati i proxy ed i numeri automaticamente assegnati per il solo tempo di collegamento dai POP agli utenti domiciliari), le pagine fornite oltre 25 milioni di cui 5,1 dal catalogo del Polo.
La versione bolognese dell'OPAC include anche registrazioni catalografiche e inventariali provenienti da sistemi precedenti a SBN e quelle a catalogazione semplificata e potenzialmente temporanea realizzata nel sistema inventariale dell'Università (SAI) e dall'automazione della Biblioteca Universitaria. Tale molteplicità di fonti, se consente di disporre di un catalogo più ricco di dati, presenta tuttavia il problema di creare nell'OPAC ineleganti duplicazioni di catalogazioni e notevoli differenze qualitative: il Polo ha l’obiettivo di eliminare tali duplicazioni con un controllo qualitativo che porti alla fusione delle catalogazioni doppie, alla conversione di tutti i dati in SBN e la loro registrazione in Indice.
Questi obiettivi non sono perseguiti isolatamente, ma inclusi nei progetti di recupero dei cataloghi retrospettivi del Polo (oltre 500.000 volumi in tre anni) siano essi cartacei o informatizzati.
L'unico catalogo non SBN che continua ad essere attivo e potenziato è quello nazionale specializzato nei periodici: ACNP, fondato dall'ISRDS del CNR e di cui il CIB cura la messa a disposizione in linea sia per l'aggiornamento sia per la consultazione. Nell'ambito del progetto europeo CASA, ACNP è divenuto un catalogo derivato dal registro internazionale ISSN nel quale confluiranno anche i dati di SBN e della BNI; quindi il CIB, l'ISRDS e l'ICCU cureranno le forme di integrazione tra ACNP e SBN.
Alla fine degli anni ‘90, il sistema informativo del Polo pativa per il considerevole aumento delle attività delle biblioteche e l’arretratezza tecnologica che in quel momento lo caratterizzava: infatti utilizzavamo ancora il vecchio e costosissimo mainframe dell’ateneo, che a quel punto non permetteva ulteriori espansioni del Polo ed il coinvolgimento di altre biblioteche nella cooperazione. L’Ateneo, gestore del server del Polo, da parte sua non intendeva più acquisire un nuovo mainframe: era pertanto indispensabile individuare ed installare con urgenza un software di polo SBN che girasse su macchine con sistema UNIX, quindi non proprietario e potesse collegarsi direttamente all'Indice via TCP/IP, il protocollo di Internet, senza richiedere la simulazione su GARR di una rete SNA.
Nel 1999, il Comitato di gestione del Polo stabilì di cambiare software, rimanendo naturalmente sempre nell’ambito del Servizio Bibliotecario Nazionale: si scelse l’allora nuovissimo Sebina Indice, per le ragioni che elenchiamo di seguito. Come detto sopra, ci si orientò verso un sistema che utilizzasse piattaforme UNIX della classe mini e quindi richiedesse macchine meno costose e impiegasse sistemi non proprietari (compreso il protocollo di comunicazione, che nel vecchio IBM, impiegando il protocollo proprietario SNA, creava continui problemi nelle linee e nei collegamenti): doveva inoltre usare in modo nativo i collegamenti TCP/IP. Il nuovo sistema UNIX client server dell'ICCU non era ancora pronto e tra tutti i sistemi UNIX, Sebina appariva il più completo, stabile e duraturo. Sebina presentava poi per il nostro Polo il vantaggio di essere il sistema condiviso con la maggior parte delle biblioteche del territorio che non erano ancora inserite nel polo SBN. Una scelta in tal senso era certamente in gran parte motivata dal fatto di poter favorire così l’adesione al Polo ed a SBN da parte di quelle biblioteche del territorio che in passato, spesso a causa di problemi tecnologici e dei costi di connessione un tempo quasi proibitivi per piccole realtà (non dobbiamo dimenticare che i costi per il collegamento alla macchina centrale del Polo si sono sensibilmente ridotti col passare del tempo e la diffusione dei collegamenti telematici) non avevano potuto aderire al Polo SBN ma avevano nel tempo costruito ampi e curati archivi con Sebina adeguati a SBN. Infatti è molto importante ricordare che le biblioteche che decidono di passare a Sebina Indice non perdono alcun dato dei loro precedentemente inseriti (comprese le informazioni gestionali), ma possono riversare tutte le loro informazioni nel nuovo sistema a costi sensibilmente ridotti.
Il passaggio a Sebina Indice, concluso il 18 gennaio 2000, giorno in cui sono stati riaperti gli archivi con il nuovo sistema, ha dato nuovo impulso alle attività ed ai servizi bibliotecari del Polo. Mentre nel 1999 erano stati catalogati e collocati 197.334 volumi, nel 2000 la cifra dei volumi catalogati e collocati ha raggiunto le 287.446 unità con un incremento del 50,7% (con 57.814 nuovi titoli inseriti in Indice); questo dimostra un ottimo incremento della produttività (ulteriormente migliorata nel 2001 con il collegamento diretto a GARR-B dell'Indice). E tutto questo nell’anno in cui siamo “migrati” al nuovo sistema, fatto che, di solito, comporta rallentamenti e difficoltà di tutti i generi.
In sintesi, il passaggio a Sebina da SBN/SQL, ha determinato un considerevole aumento della produttività, con il conseguente calo dei costi della catalogazione, sia di quella appaltata sia di quella realizzata da personale interno.
Inoltre, Sebina è dotato di un’ampia parte, non ancora condivisibile con l’Indice, dedicata al trattamento specifico di documenti multimediali: è così possibile scegliere una catalogazione avanzata che consente una realizzazione particolarmente ricca di accessi, oltre al collegamento con file multimediali (immagini, eccetera) alla registrazione catalografica stessa.
Veniamo ora al “Sebina del futuro” o al futuro di Sebina e quindi anche del nostro Polo territoriale.
E’ in corso di definizione una convenzione tra Istituto per i Beni Culturali della Regione Emilia Romagna, Università di Bologna e AKROS informatica per la realizzazione della nuova versione di Sebina basata sulle moderne tecnologie affermatesi nel mondo Web: Java, XML, RDF, metacatalogazione, distribuzione delle fonti informative complementari. Il progetto, cofinanziato dai tre enti, ha una durata triennale a partire dal 2001. Sarà questa la quarta versione di Sebina (le prime due non prevedevano il collegamento all'Indice e la prima non era su UNIX), che quindi si conferma un prodotto software con sistematici aggiornamenti per salvaguardare l'investimento degli utenti. L’obiettivo per questa quarta versione è passare gradualmente per moduli successivi dall’attuale Sebina, prodotto maturo dal punto di vista tecnico/informatico, ad un nuovo prodotto tecnicamente più evoluto ed internazionalmente aperto grazie all'adesione ai principali standard. Per non creare difficoltà di migrazione il passaggio sarà per moduli successivamente sviluppati. Passare gradualmente e per moduli ad un nuovo software presenta il vantaggio di poter rendere disponibili alle biblioteche da subito procedure e gestionali nuovi che, collegati ai “vecchi” gestionali Sebina, siano utilizzabili già dal primo anno del progetto, senza dover attendere il termine del progetto stesso per essere impiegati e per formare il personale ad usare le nuove modalità. Tale scelta presenta anche il vantaggio di testare il programma in corso d’opera, rimediando così alle inevitabili disfunzioni da subito e riprogrammando le attività ed il software sulla base di queste modifiche già in corso d’opera: si prevede che mediamente ogni sei mesi venga rilasciata una nuova realise della versione 4 di Sebina.
Nel valutare da quali moduli iniziare la realizzazione del nuovo Sebina si sono tenuti in considerazione due elementi. In primo luogo, il progetto in corso dell’ICCU di rifacimento dell’Indice sconsiglia nell’immediato un impegno nel rifacimento delle procedure della gestione bibliografica in generale e della catalogazione in particolare, che devono appunto nel futuro prossimo subire modifiche a livello centrale. Questo ha fatto privilegiare moduli gestionali non direttamente connessi alla catalogazione in Indice quali: modulo inventario (SAI) rispondente alle esigenze della gestione patrimoniale conforme al Sistema europeo dei conti (Regolamento del Consiglio europeo del 25 giugno 1996), metacatalogazione dei documenti elettronici (Dublin Core), integrazione con ACNP per i periodici registrati in Sebina, integrazione e collegamento con l'anagrafe delle biblioteche e produzione di tutte le statistiche che la gestione dei sistemi bibliotecari richieda e che siano più rapidamente ed economicamente ottenibili dai sistemi gestionali.
In seconda istanza si è tenuto conto del fatto che i cittadini, utenti finali di SBN, sempre più spesso dispongono ed utilizzano la rete e, abituati a soddisfare le proprie esigenze - per esempio, di acquisti, o servizi bancari o assicurativi - “da lontano” richiedono anche alle biblioteche servizi in remoto.
Tenendo conto di queste istanze, si è stabilito di privilegiare sin dalla fase iniziale del progetto i moduli di Sebina che più coinvolgono i servizi verso gli utenti.
In particolare si è deciso di procedere subito all'integrazione del prestito locale con il nuovo sistema ILL sviluppato dall'ICCU a partire dal progetto AIDA. Seguiranno i sistemi per l'inoltro automatico dei testi pieni digitalizzati. Più in generale, l’obiettivo è di realizzare un ambiente aperto ed integrabile anche con altri software, dando così la possibilità ad una biblioteca di scegliere solo uno o alcuni moduli del programma e di integrarli con le procedure di altri software. L’ambiente integrato dovrà associare alle funzioni più tradizionali e già consolidate del programma altri servizi per la fornitura e la ricezione di servizi bibliografici e documentali, basati sull’uso dei collegamenti in rete (ad esempio, anche tramite ACNP, con i periodici elettronici a cui si sia abbonati). Oltre alla fornitura di testi pieni, vorrei ricordare anche il rilievo dell’informazione di comunità e di tutte quelle funzioni che sempre più i cittadini svolgono grazie alla rete da casa. Infatti, le biblioteche non saranno più solo un punto di accesso a tali servizi, ma diventeranno esse stesse soggetti produttori e fornitori, acquisendo un ruolo nuovo e più dinamico nella propria comunità e più in generale nella società della conoscenza.
Per gli appassionati di aspetti tecnici ed economici va detto che il Polo è ospitato da un server SUN enterprice 450 a 4 processori, con 3 Gb di RAM ed i dischi sono in Raid, gli operatori vi accedono via Internet e per ragioni di sicurezza il telnet non e' ammesso direttamente sul server ma su front-end costituito da una SUN ultra10 che controlla gli IP ammessi e verificati come positivi attiva un colloquio con il server principale in SSH (secure shell). Per evitare comunque di perdere informazioni per attacchi di hachers, i log files sono registrati su una terza macchina. L'OPAC ha un proprio server alpha COMPAC ed i dati vi vengono duplicati in automatico ogni notte. Gli utenti gestionali registrati sono circa 600 e il massimo di utenti simultanei registrati è stato di 249. La spesa per i server catalografici è stata di circa 150 milioni con un costo quindi di 250.000 per utente registrato e di circa 625.000 per utente simultaneo. Un centinaio di milioni sono stati spesi per il sistema OPAC.