Studio di fattibilità sull'evoluzione della rete SBN

Franca Cerone, Serena Molfese - ICCU

Nel 1996 l'ICCU, a seguito del rapido sviluppo della rete dovuto alle migrazioni, ritenne opportuno affidare ad una società esterna specializzata il compito di valutare i fabbisogni comunicativi e di sistema dei centro elaborazione dati dell'Indice. Si rendeva infatti necessaria una programmazione pluriennale dell'evoluzione del sistema informativo, basata sull'attento esame di più fattori. Naturalmente il presupposto fondamentale dello studio era costituito dall'esame dell'evoluzione dei carichi di lavoro derivanti dal completamente della rete e dal concomitante accrescimento delle basi dati a seguito della connessione di ulteriori poli "pieni". A questi elementi di riflessione doveva poi essere correlata l'imprescindibile esigenza di fornire, in un breve giro di tempo, nuovi servizi, in particolare la consultazione dell'Indice con le modalità OPAC, con il conseguente prevedibile ampliamento dell'utenza finale. Altro elemento centrale dell'analisi era, ovviamente, l'evoluzione tecnologica sia dei sistemi di elaborazione, con la conseguente necessità di ammodernare hardware e software, sia dei sistemi di trasmissione dati, con l'adozione di standard più avanzati ed affidabili. Lo studio dette una serie di precise indicazioni tecniche che vennero utilizzate per potenziare le risorse hardware ampliando il sistema dischi e in seguito sostituendo la CPU.

Essendosi dimostrata fruttuosa l'esperienza di utilizzare consulenze esterne, nell'anno successivo si decise di estendere il campo dell'indagine all'evoluzione della rete SBN. Con la collaborazione del Comitato di gestione di SBN, fu quindi preparato un Capitolato tecnico per lo studio di fattibilità per l'evoluzione e .il monitoraggio della rete del Servizio bibliotecario nazionale che, partendo dall'esposizione dell'architettura esistente (basi dati, servizi, tecnologie, rete e iniziative in corso), richiedeva, come primo punto, la verifica dell'efficacia delle soluzioni in atto, l'individuazione dei punti critici e la definizione dei fabbisogni dell'utenza e dei nuovi servizi da offrire. Come secondo punto veniva richiesta l'individuazione di un modello organizzativo aggiornato e la formulazione di un progetto di massima per la sua realizzazione che desse indicazioni per l'evoluzione delle basi dati, per la costituzione di nuovi archivi, per l'evoluzione della rete. Naturalmente le proposte dovevano essere accompagnate dalla valutazione dell'impatto organizzativo e del rischio di realizzazione, dall'analisi dei costi e dei benefici e dall'indicazione dei criteri di monitoraggio.

La richiesta di offerta relativa al capitolato venne inviata a dodici società indicate dall'AIPA; le offerte vennero esaminate dalla commissione di valutazione dell'Istituto nella seconda metà di ottobre del 1996 e il 31 ottobre venne firmato il contratto con la società Etnoteam che si era aggiudicata la gara.

La società ha effettuato l'analisi del "sistema" SBN raccogliendo le informazioni nel corso di incontri con i responsabili ICCU dei settori interessati dallo studio, con i rappresentanti di alcune realtà organizzativi della rete SBN e con specialisti di sistemi bibliotecari. Ne è risultato un quadro in base al quale sono stati definiti i fabbisogni e i requisiti utili per migliorare il sistema, requisiti che vanno dal le piattaforme tecnologiche ai possibili nuovi servizi e progetti.

I principali punti di forza del Servizio bibliotecario nazionale sono stati individuati innanzitutto nella cooperazione che si è sviluppata fra biblioteche delle più diverse dipendenze istituzionali e nella conseguente sensibilizzazione degli amministratori alle necessità del settore. La collaborazione fra istituzioni poi ha consentito di economizzare gli investimenti concentrandoli su specifici obiettivi e ripartendoli tra i partecipanti al progetto. Altri elementi indubbiamente positivi di SBN sono stati l'aver creato un'occasione di formazione professionale particolarmente estesa e l'aver sviluppato l'abitudine al confronto e al lavoro comune. Per quanto riguarda gli aspetti tecnologici del progetto va sottolineato che l'architettura applicativa è stata fin dall'origine forte- mente innovativa presentando una struttura client-server ante litteram con l'Indice quale server e i poli quali client. Passando ai punti su cui agire per migliorare la resa del servizio, è stata posta in luce innanzitutto la necessità di sviluppare e razionalizzare tutte le procedure per la disponibilità dei documenti, sia tramite il prestito, sia tramite la fornitura delle riproduzioni. Appare inoltre sempre più urgente provvedere al recupero del progresso e, anche a tal fine, offrire modalità di catalogazione più "ospitali", sia nel senso di proseguire nella semplificazione delle procedure, sia nel senso di consentire il trattamento di documenti diversi da quelli a stampa. Andranno poi sviluppate le interconnessioni con altri sistemi e iniziata la gestione del documento elettronico. Si potrà inoltre agire per migliorare sempre più il coordinamento delle attività delle biblioteche e iniziare una diffusa attività di pubblicizzazione di SBN.

Le ipotesi di interventi migliorativi sono state descritte nello studio sia per quanto riguarda le indicazioni tecniche, sia, anche se in modo indicativo, per quanto riguarda i suggerimenti organizzativi. Un quadro riassuntivo, che segue questa nota, presenta le attività da svolgere, accompagnate dall'indicazione dell'evoluzione temporale riferita al quadriennio 1998-2001 e del1a priorità (bassa, media, alta).

Le indicazioni dello studio sono in corso di approfondimento da parte degli organismi di gestione di SBN, Comitato di coordinamento e Comitato di gestione, per definire le linee di evoluzione che guideranno la rete nel nuovo millennio.
 


Area

Sottoarea

Progetto/
Problematica

Anno
1

Anno
2

Anno
3

Anno
4

Priorità

Soluzioni tecnico-organizzative Passaggio a UNIX client/ server Definizione di un piano d’azione per il passaggio dei poli a UNIX C/S.                 alta
   

Pubblicizzazione del progetto

        alta
   

Pubblicazione delle specifiche funzionali

                alta
   

Partecipazione attiva all'organizzazione

        alta
   

Stesura manuali (di gestione e d’uso)

        alta
   

Livello centrale: coesistenza di main frame e sistema Unix

        alta
   

Livello polo: definizione delle procedure tecnico-organizzative per la migrazione su piattaforma UNIX per affiancamento o sostituzione del precedente hardware.

                alta
   

Livello biblioteca: attivazione di LAN

                    bassa
   

Livello biblioteca: definizione delle procedure tecnico-organizzative per l’uso del sw UNIX c/s e possibile trasferimento di dati gestionali su biblioserver locale.

          alta
      

Livello staz. lavoro: manutenzione hw/sw

                      media

 
Outsourcing Affidamento all’esterno della gestione di tutto o parte del sistema informativo automatizzato           bassa
          Creazione Agenzia di servizi             bassa
Evoluzioni basi dati L. moderno Cooperazione con editori                         media
                          

Catalogazione dei libri in commercio

                  media
       L. antico Censimento Cinquecentine ed integrazione in OPAC                         media
   Musica Accrescimento basi dati musica             media
     Manoscritti Censimento manoscritti con digitalizzazione             media
     Altre b/d Ampliamenti e cooperazione             media
   Anagrafe delle biblioteche Miglioramento (integrazione in OPAC/Internet - Integrazione con altri censimenti di altre istituzioni)             media
      Progetto stampe            media
     Integrazione basi dati Studio             media
Evoluzione applicazioni    Servizi in OPAC (indice e polo)             alta
      Monitoraggio basi dati di indice                media
      Controllo di qualità delle informazioni             alta
      Risorse digitalizzate (doc. elettronico di grafica)             alta
      Standard di catalogazione del materiale multimediale              alta
      Definizione di interrogazioni basi dati per analisi statistiche             media
      Livello di servizio del sistema (h24)            alta
Nuovi progetti    Catalogazione semplificata             alta
      Catalogazione del pregresso             alta
      Catalogazione derivata             alta
      Apertura ad altri sistemi             alta
      Gestione e coordinamento degli acquisti             alta
Evoluzione rete    Potenziamento rete GARR             alta
      Definizione di altroi provider con qualità del servizio contrattabile             alta
      Creazione rete MBCA             media
Modalità di evoluzione    Valutazione costi/benefici             alta
      Software facilmente aggiornabile e modificabile per le personalizzazioni              alta
      Leadership progettuale unica              alta