SEBINA: le nuove procedure SBN per il colloquio con l'Indice

(Vincenzo Bazzocchi - Soprintendenza Beni Librari Regione Emilia Romagna)

La decisione del Comitato di coordinamento SBN di ammettere, mediante apposita convenzione con l’ICCU, alla partecipazione attiva alla rete nazionale anche biblioteche o sistemi bibliotecari gestiti da altri software (non nativi SBN) ha prodotto, come primo esito, lo sviluppo delle procedure di colloquio con l’Indice di SEBINA, applicativo progettato e realizzato dall’Istituto per i Beni artistici culturali e naturali (IBC) della regione Emilia - Romagna e da AKROS Informatica di Ravenna.
SEBINA, che ha un’ampia diffusione sul territorio nazionale – oltre 1300 installazioni di cui una cinquantina tra sistemi bibliotecari di intere provincie, comuni e università – offre garanzie sia di solidità tecnologica e flessibilità architetturale, sia di modularità delle funzioni e ampia possibilità di parametrizzazioni.
Il ‘valore aggiunto’ offerto così alla cooperazione SBN risiede soprattutto nell’arricchimento dell’offerta bibliografica che il catalogo unico nazionale può ottenere, sia in termini di catalogazione partecipata che di localizzazione di documenti (ampliamento delle copie disponibili e dei punti di accesso ai servizi) e quindi anche di accrescimento del numero di biblioteche in grado di effettuare i prestiti interbibliotecari.
Simmetricamente dal punto di vista delle strutture locali il principale beneficio riguarda la possibilità per l’insieme delle biblioteche sul territorio, raccolte nei sistemi bibliotecari, di accedere on line all’Indice SBN per migliorare la qualità dei propri servizi.
Grazie al continuo confronto con utilizzatori ed esperti bibliotecari e, negli ultimi anni, per un preciso indirizzo della Soprintendenza regionale, la progressiva evoluzione dell’applicativo è approdata ad una soluzione unitaria in grado di rispondere ad esigenze specifiche emerse da biblioteche che sul territorio svolgono compiti specializzati (fototeche, biblioteche musicali, archivi teatrali, mediateche, ecc.) ma soprattutto in risposta alla crescente necessità di gestire nelle biblioteche (tradizionali) l’insieme dei cosiddetti non-book materials. Due sono le caratteristiche innovative: la gestione integrata e il trattamento catalografico uniforme delle diverse tipologie di documenti (materiale antico, video, stampe, fotografie, musica a stampa e libretti, manifesti e figurine, fonti sonore e Cd) che compongono il complesso patrimonio documentario da trattare; la possibilità di creare la correlazione con file di testo, immagini (fisse e in movimento), e file sonori mediante link multimediali: il legame infatti tra descrizione del documento e documento stesso digitalizzato permette un miglior riconoscimento o, in alcuni casi, l’utilizzo sostitutivo dei documenti identificati.
Le nuove procedure SBN per il colloquio con l’Indice, che traggono vantaggio dall’integrazione con tutte le procedure gestionali di SEBINA già consolidate in molti anni di esperienza, sono state presentate il 26 novembre scorso a Roma, presso la Biblioteca Centrale Giuridica del Ministero di Grazia e Giustizia, alla presenza di numerosi bibliotecari e responsabili di organismi nazionali, accademici e di enti locali.
Le nuove procedure implementate secondo le specifiche SBN (gestione bibliografica, prestito interbibliotecario e colloquio polo - Indice) saranno pronte per la primavera del ’99 proprio per dare una risposta tempestiva a quei poli che hanno espresso l’urgenza di passare dagli attuali software su mainframe a configurazioni più snelle basate su architetture client-server.
Dai primi di marzo sono iniziati i test di collaudo funzionale da parte dell’ICCU, cui spetta il compito di effettuare la validazione finale delle procedure obbligatorie e dichiararne la certificazione.
Per regolare le modalità di richiesta del collegamento all’Indice da parte di soggetti terzi, cioè le nuove biblioteche o sistemi bibliotecari che intendono adottare SEBINA in Indice per partecipare in modo attivo al Servizio Bibliotecario Nazionale è stata stipulata fin dal luglio scorso una convenzione tra ICCU e IBC.
Il primo polo a migrare in Indice sarà quello costituito dalla biblioteca dell’IBC "Giuseppe Guglielmi", specializzata in beni culturali e finora gestita con il software SEBINA in locale assieme alla biblioteca del Consiglio regionale dell’Emilia - Romagna. Si tratta così della prima migrazione di un catalogo locale realizzato con un software non nativo SBN; effettuata la migrazione il polo avvia la catalogazione partecipata secondo il protocollo standard SBN , utilizzando le funzionalità consolidate di SEBINA per le funzioni e l’elaborazione delle altre entità gestite esclusivamente in ambito locale.
Seguiranno il polo SBN della Romagna gestito da software SBN UNISYS e il polo Unificato di Bologna, gestito da software SBN IBM/SQL. Il passaggio al nuovo applicativo è stato approvato dai rispettivi comitati di gestione e accompagnato da uno studio di fattibilità, i cui obiettivi principali sono riassunti in tre punti: a) mantenere i livelli di servizio attuali (interni ed esterni), con possibilità di un ampliamento della loro gamma e qualità; b) diminuire le spese di gestione; c) implementare un’architettura client - server e adottare standard diffusi e aperti al collegamento con altri sistemi (TCP/IP; SQL; Unimarc). Lo scopo è quello di continuare a condividere gli obiettivi di un servizio nazionale (SBN) e nel contempo introdurre architetture di sistema e organizzazione dei servizi di varia dimensione e tipologia.

Caratteristiche tecniche e funzionali

Si riportano in sintesi le principali caratteristiche tecniche e funzionali di SEBINA:

Ambiente tecnologico

• Opera su tutte le piattaforme UNIX: Unix, Unix SCO, Aix, Ultrix, SCO Open Server
• Su reti Windows NT e Novell Netware
• Windows e Dos
• Data base relazionale e linguaggio di interrogazione SQL (Standard Query Language)
• Protocolli di comunicazione: TCP/IP, SPX/IPX, NetBIOS, DecPathworks DECnet, CTOS cluster
• Architetture client server: uno o più DB server, File server, client
• Reti miste e multi protocollo: rete locale e intranet, rete geografica e Internet
  

Funzionalità

Procedure SBN in colloquio con l’Indice: Catalogazione partecipata *libro moderno e antico; Prestito Interbibliotecario.
Si sottolineano alcune opzioni significative.

• Nel catalogo di Polo possono coesistere: notizie condivise con l’Indice; notizie presenti solo in Polo: è possibile catalogare e gestire solo sul polo notizie da non condividere con l’Indice, perché si tratta di documenti non previsti: materiale grafico, fotografico, o documenti non pubblicati quali materiali minori, letteratura grigia, oppure pre – catalogazioni ossia catalogazioni minimali di documenti in corso di acquisizione.
• La possibilità di mantenere solo sul polo e successivamente, in modo controllato, trasferire on line all’Indice gruppi di notizie o singole notizie.

Si indicano di seguito gli elementi più significativi di alcune delle funzionalità previste.

Le procedure di Catalogazione partecipata consentono:

• La creazione di nuove notizie (titolo base e legami con titoli e autori) non presenti in Indice: viene completata in Polo con ulteriori dati ritenuti utili: classificazioni, abstract, editori, luoghi di pubblicazione, dati relativi alla singola copia : (stato di conservazione, proposte di restauro, e, nel caso di libri antichi, anche dati relativi alle segnature precedenti, alla legatura, ad annotazioni manoscritte e illustrazioni), link multimediali.
• La cattura di notizie dall’Indice: quando la notizia è già presente in Indice, viene recuperata in Polo, ma è possibile catturare anche: la catalogazione semantica legata a una notizia , scegliendo i soggetti e le classificazioni da recuperare in Polo; una monografia di livello superiore ed i titoli contenuti, scegliendo quelli da recuperare in Polo; le monografie, partendo dalla collana di appartenenza.
• La localizzazione in Indice: le notizie create, catturate dall’Indice e collocate nelle biblioteche del Polo vengono localizzate in Indice; è gestita la delocalizzazione delle notizie in Indice a seguito di scarti inventariali o errori di cattura.
• Rettifica titoli e autori: le operazioni di rettifica in Indice delle notizie presenti in Polo sono completamente integrate nel contesto della catalogazione.
• Proposte di correzione: quando la notizia non è presente in Polo, oppure l’operatore ha un livello di controllo inferiore a quello della notizia, è possibile inviare in Indice una proposta di correzione.
• Procedure di allineamento: la biblioteca o il polo recuperano automaticamente gli aggiornamenti eseguiti dagli operatori di altri poli.
• Catalogazione veloce: offre la possibilità di catalogare attraverso una modalità operativa veloce e compatta notizie in polo e in Indice.

Flusso funzionale: Il passaggio dinamico tra i vari elementi della catalogazione (titoli, autori, soggetti, editori, collocazioni, ecc.) è configurabile dalla biblioteca a priori e/o selezionabile dall’operatore in base al caso trattato.
La velocità di accesso e di movimento all’interno degli authority file è significativa nel contesto della catalogazione partecipata che può essere organizzata in modo tale da esaurire prima le operazioni di colloquio con l’Indice, per tutti i documenti da catalogare , e successivamente completare le descrizioni in polo con gli ulteriori elementi e con la collocazione dei volumi (anche in assenza del collegamento con l’Indice), senza necessità di identificare nuovamente le notizie.

Gestione acquisizioni: le funzioni di acquisizione si completano con la gestione dei buoni d’ordine, dei buoni di carico e dei dati relativi alle fatture.

Gestione del documento fisico: oltre alla tradizionale gestione delle collocazioni di SBN sono presenti funzionalità semplificate.

Produzione elaborati: oltre a un ampio elenco di produzione di stampe è significativa la possibilità di produrre bibliografie, corredate di indici. E’ consentita la produzione di ogni stampa a video, su stampante o file (per successivi trattamenti con fogli elettronici o word processor ) in base alle esigenze dell’operatore.

Catalogazione semantica

Gestione dei partner

Interrogazione: il lettore che attiva una ricerca tramite la funzioni di interrogazione di Sebina o l’Opac può inoltrare direttamente le richieste di prestito e prenotazioni. La richiesta di prestito può essere accompagnata da un messaggio di posta elettronica, utile per la segnalazione tempestiva all’operatore addetto al prestito.

Gestione accessi: è gestito il controllo degli accessi del pubblico in biblioteca e la produzione delle relative statistiche.

Gestione prestiti: l’integrazione fra le funzioni di gestione prestito consente il passaggio veloce e dinamico tra le funzioni di registrazione, rientro del documento, immissione dei dati di nuovi utenti ed esame della situazione lettore.
La funzione di prestito automatico è integrata con sistemi di antitaccheggio. Inoltre viene gestito anche il prestito dei fascicoli di un periodico non ancora rilegati.

• Prestito Interbibliotecario: le funzionalità consentono la gestione delle richieste di ILL in Polo, fra biblioteche di uno stesso Polo; in Indice, fra biblioteche di Poli diversi. E’ prevista la gestione dei servizi di ILL in rete, ora in corso di sviluppo su commessa dell’ICCU; tali servizi, che sono destinati a tutte le biblioteche (non solo SBN), ai loro lettori e a qualsiasi utente - purché identificabile con indirizzo di posta elettronica - verranno integrati con l’Opac di Indice e di polo e con i cataloghi locali in linea.

Gestione del Bilancio

Rilegatura

Unimarc: import - export dei dati e possibilità di esaminare a video le catalogazioni in formato Unimarc.

Statistiche: oltre a numerose statistiche relative a lettori e prestiti, è possibile ottenere dati statistici riguardanti la consistenza del patrimonio documentario e le attività svolte in catalogazione dagli operatori di biblioteca (inserimenti in Indice di un titolo, catture di una notizia, collocazione di copie di documenti già catalogate).

Sebina OPAC: presenta le seguenti caratteristiche tecniche: utilizza tecnologie WWW; consente l’accesso al catalogo sia in rete Intranet che Internet; l’interfaccia utente è in lingua italiana e inglese; è realizzato in architettura client – server; gestisce linguaggio html 3.2; permette la consultazione da un comune browser Internet.
Il sistema di ricerca è basato su canali di accesso principali (autore, titolo, soggetto, ricerca libera, biblioteca) e secondari (luogo, editore, natura, data di pubblicazione, genere documento, paese e lingua di pubblicazione) con la possibilità di integrare ricerche già formulate. La ricerca può essere effettuata attraverso parole troncate, con caratteri di mascheramento, operatori booleani o anche mediante liste (autori, titolo, soggetti, luoghi, editori). La presentazione dei documenti può essere ordinata per titolo, autore e anno, su tutte le biblioteche o selezionando quella desiderata. Il modulo è dotato di navigazione ipertestuale tra gli elementi descrittivi del documento: pertanto a partire da ogni elemento della descrizione è possibile esaminare tutti i documenti dello stesso editore, autore, soggetto o classe, collana, ecc.
La scelta architetturale di integrare l’ambiente OPAC agli archivi di SEBINA garantisce, oltre alla presentazione immediata dei risultati di ricerca, l’accesso all’informazione effettiva sulla disponibilità dei documenti al momento della ricerca.
L’utente ha la possibilità di immettere richieste di prestito e prenotazione: in tal caso il sistema effettuerà opportuni controlli sul data base SEBINA circa la validità dell’identificazione di utente e le sue autorizzazioni.
Dall’OPAC sono accessibili informazioni sull’abilitazione al prestito e il numero di prestiti da parte di un utente; sulla situazione di singole copie relativamente alla disponibilità nelle biblioteche e alla data di presunto rientro.

Avvio colloquio con l’Indice

Si riportano in modo sintetico le operazioni da attuare da parte di un polo che intenda adottare le procedure di SEBINA per avviare o continuare il colloquio con l’Indice in relazione alla situazione precedente.

• Polo Sebina: dovrà effettuare la tradizionale migrazione della base dati su Indice oppure tramite successive micro - migrazioni (invio controllato di gruppi di notizie).
• Polo SBN: dovrà effettuare una conversione delle attuali basi dati SBN di polo su Sebina; non c’è bisogno di migrazione in quanto i propri dati sono già presenti in Indice.
• Altri Poli (con cataloghi automatizzati): dovranno effettuare prima la conversione dei dati su Sebina poi eseguire la tradizionale migrazione della base dati su Indice oppure tramite successive micro - migrazioni;
• Altri Poli senza dati: potranno avviare immediatamente la catalogazione partecipata con l’Indice.

Infine si vuole sottolineare che uno degli obiettivi dell’applicazione di SEBINA nel contesto del Servizio Bibliotecario Nazionale, inteso sia come strumento di integrazione dei sistemi bibliotecari sia come infrastruttura finalizzata ai servizi, è quello di fornire soluzioni adeguate per architetture sistemiche a più livelli e per modelli organizzativi diversificati per tipologia e dimensione.
Documentazione ulteriore e informazioni su altre giornate di presentazione di SEBINA saranno consultabili sul sito dell’IBC (http://www.ibc.regione.emilia-romagna.it).

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