Struttura di gestione dell'Authority File e di manutenzione del catalogo in linea SBN
Laboratorio per le metodologie della catalogazione e per la didattica - ICCU
Nella base dati SBN come in ogni grande catalogo collettivo, è presente il fenomeno delle duplicazioni: i dati che risultano come possibili duplicati sono circa 750.000 e riguardano i titoli e gli autori della base dati Antico e Moderno. Molte duplicazioni sono dovute a mancati interventi automatici sui dati di Polo prima delle migrazioni, altre a errori ricorrenti o a mancati controlli da parte dei bibliotecari dei vari poli al momento della catalogazione. E’ stato quindi stilato, allo scopo di dare indicazioni normative uniformi per tutta la cooperazione, un documento relativo alle norme da seguire per attività di catalogazione, correzione e accorpamento/cancellazione delle notizie bibliografiche. Di tale documento, presentato ufficialmente nella riunione di coordinamento dei poli SBN tenuta a Roma il 12 marzo 1998, viene qui riportato il testo.
1. Indicazioni di carattere organizzativo generale
Le indicazioni di seguito riportate costituiscono, nel loro insieme, una guida al comportamento da tenersi nella gestione della catalogazione cooperativa in SBN e sono finalizzate ad evitare il moltiplicarsi di duplicazioni e a favorire il mantenimento e la produzione di record di qualità, con vantaggi reciproci per tutti, bibliotecari ed utenti. Tali norme, se non espressamente indicate come facoltative, rivestono un carattere di obbligatorietà, e vanno intese come un codice deontologico comportamentale, nei confronti della comunità bibliotecaria e dell’utenza finale. Ci si augura pertanto che i catalogatori si impegnino per un’ampia diffusione e una corretta applicazione di tali norme. Il lavoro di controllo dei messaggi e delle proposte di correzione dovrà essere svolto con grande accuratezza ed ogni messaggio ricevuto dovrà avere una risposta. All’interno di ciascun Polo dovrà essere identificato uno o più responsabili addetto/i al controllo quotidiano di messaggi e proposte di correzione pervenuti ed alla loro verifica ed espletamento; così come all’esecuzione quotidiana degli allineamenti.
2. Metodologie di lavoro
2.1 Catalogazione/Cattura
Ogni attività di catalogazione deve iniziare dalla ricerca per quanto riguarda sia i titoli sia gli autori, date le maggiori opportunità offerte dall’Interrogazione 3270 (interrogazione troncata, possibilità di filtrare per qualificazione). Con una accurata interrogazione, come momento precedente la catalogazione, sarà possibile evitare molte duplicazioni (basti pensare ad esempio al caso dei nomi di autore personale che iniziano con prefisso o che presentano doppio cognome).
Pertanto, per quanto riguarda gli autori in particolare, al fine di non collegare erroneamente la notizia ad un autore o di non duplicare un autore già presente in Indice, la ricerca preventiva, prima della creazione, dovrà essere particolarmente accurata, in modo da verificare la eventuale presenza di omonimi, ai quali ovviamente la notizia non andrà collegata, o invece la presenza dell’autore in forma diversa da quella interrogata.
Nel caso in cui la notizia catturata dall’Indice sia diversa per natura da quella con cui viene solitamente trattata dalla biblioteca, ove fattibile operativamente dal punto di vista gestionale, la biblioteca potrà decidere, da quel momento in poi, di adeguarsi al nuovo trattamento, indicando in modo opportuno, con una nota alla notizia bibliografica, che i precedenti volumi sono trattati in modo diverso. In caso contrario, dovrà procedere alla opportuna delocalizzazione e dovrà creare una nuova notizia. Tale duplicazione andrà comunque sempre evitata quando il volume che la biblioteca cataloga sia il primo che essa viene a trattare in Indice.
Titolo
La trascrizione delle informazioni in Area 1 non prevede abbreviazioni.
es.: edizione italiana a cura di... e non: ed. it. a cura di...
Si fa eccezione a tale norma per i termini che introducono la partizione, che dovrà essere sempre trasformata in numero arabo.
es.: *Storia del teatro italiano. 1, Il Settecento e non: *Storia del teatro italiano. Volume primo, Il Settecento (v. Guida, 2. ed. 1995 p. 125 - 131).
Edizione
Si ricorda che per ogni edizione, dichiarata come tale sulla pubblicazione, si crea una nuova descrizione. Pertanto l’area dell’edizione non va corretta per adeguare le descrizioni già presenti in Indice a quella degli esemplari posseduti (ad esempio una prima edizione che diventa 2.ed. o viceversa).
L’indicazione di edizione si può presentare in due forme diverse nella stessa pubblicazione e su due fonti di informazioni diverse. Le due informazioni si daranno entrambe, una nell’area dell’edizione e l’altra nell’area delle note, seguendo l’ordine di preferenza delle fonti (ad es.: sul frontespizio: Nuova edizione; sul verso del frontespizio: Terza edizione).
Nel caso in cui l’indicazione di edizione si presenti unita ad una indicazione di ristampa sulla stessa pubblicazione, si ricorda di attenersi al trattamento previsto dalla Guida SBN 1a ed., 1996 (M2D Ristampe p.50).
Data di stampa
Nella prassi catalografica di questi ultimi anni si è evidenziato quanto segue. In presenza di data di pubblicazione e di stampa diverse o di copyright e di stampa diverse, la pubblicazione ha nelle qualificazioni bibliografiche sempre data certa: D. In data 1 si darà, a seconda del caso, la data di pubblicazione o quella di copyright. La data di stampa è fornita di seguito alla data di pubblicazione o di copyright, tra parentesi tonde. Quando però la differenza tra le due date è superiore ai tre anni, viene ignorata la data di pubblicazione o di copyright e si fornisce, qualificandola, solo quella di stampa. La data è anche in questo caso data certa: D e in data 1 si riporta la data di stampa.
Pubblicazioni in più volumi
Per la catalogazione delle opere in più volumi, di quelle a fogli mobili e a fascicoli vedi la Guida alla catalogazione in SBN 2a. ed., 1995.
Si consiglia, nella catalogazione di opere in più volumi, di partire sempre dall’interrogazione del livello generale al fine di tenere sotto controllo, nel caso in cui si posseggano già altri volumi dell’opera, il trascinamento in Polo di un eventuale ulteriore livello generale.
In particolare per il trattamento di tali pubblicazioni le biblioteche operano secondo le modalità di seguito riportate.
Il sistema prospetta il livello generale, già eventualmente presente in Polo. Se a questo non è già collegato il livello fisico del volume particolare che si sta catalogando, si interroga l’Indice, per verificare che tale volume non sia già presente, legato ad un livello generale diverso da quello di Polo. In quest’ultimo caso si catturerà il volume fisico che trascinerà ovviamente dietro tutto il reticolo, duplicando. Per la pulizia del Polo si segnalerà l’accorpamento da effettuare alla Struttura, seguendo le competenze già stabilite (v. elenco).
Nel caso in cui si preferisse partire dal livello fisico e il s/w di Polo non prospetti, di seguito, il livello generale sarà sempre necessario utilizzare le funzioni disponibili in ogni singolo pacco specifico (ad es. nel pacco s/w UNISYS, la funzione attivata nell’Orientamento), al fine di avere una visualizzazione completa della notizia ed agire di conseguenza come sopra.
Ovviamente, poiché nella catalogazione di una pubblicazione in più volumi a tre livelli non si può partire dal livello generale, andrà sempre fatta una ricerca preventiva in Indice.
Nel caso in cui si preferisse non trascinare in Polo un ulteriore reticolo, si catalogherà il volume posseduto anche se, dopo i controlli sull’Indice, esso risultasse già esistente legato ad un altro livello generale; in tal caso si chiede di segnalare poi alla Struttura la duplicazione dei reticoli che andranno bonificati.
Nelle correzioni delle pubblicazioni in più volumi relative a materiale trattato secondo le normative precedentemente in uso, l’indicazione di edizione e la data di apertura, presenti al livello generale, non vanno eliminate, a meno che non si debba aggiungere un ulteriore livello inferiore. In tal caso si aggiungerà l’indicazione di edizione al livello fisico.
Collezioni
La Struttura sta provvedendo alla eliminazione progressiva di tutte quelle nature "C" create come sottocollezioni e sulle quali in passato è stata messa la nota: Collezione non numerata. La numerazione si riferisce alla collezione principale. Ciò in quanto le monografie recano una numerazione che si riferisce unicamente alla collezione principale. Tali notizie non vanno pertanto utilizzate per i collegamenti (v. Guida p. 143).
Sarà opportuno ricordare che chi avesse utilizzato la sottocollezione come esemplare di collocazione dovrà provvedere al suo spostamento al fine di evitare la perdita appunto dell’esemplare di collocazione.
Autori/Titoli - Qualificazioni
Le qualificazioni, per distinguere due o più omonimi in mancanza della qualificazione che abitualmente accompagna il nome dell’autore (v. RICA par. 59.2), si devono limitare alle date di nascita - morte (o inizio - cessazione per gli enti). Tali qualificazioni verranno riportate di seguito al nome dell’autore. Ove le date di nascita e/o morte non fossero note si creerà la forma accettata senza qualificazioni e una forma di rinvio con la qualificazione parlante, del tipo ad es.: <architetto>, <giurista>, <geografo> etc. Si raccomanda anche nell’uso di tali qualificazioni di attenersi a criteri di uniformità.
Per la Bibbia, le qualificazioni di lingua andranno messe tra parentesi uncinate di seguito al titolo uniforme di riferimento. Nel caso in cui il testo fosse in più di una lingua, verranno sviluppati i collegamenti previsti dalle RICA per ciascuna lingua (v. RICA App. 1).
Tipografi (Libro Antico)
Si ricorda che sono presenti in SBN forme generiche e specifiche per una stessa azienda tipografica. Si è concordato di sviluppare un legame della notizia bibliografica con la forma generica solo quando non si riesca ad individuare quella specifica. Tale forma verrà successivamente sostituita dalla biblioteca che sarà in grado di individuare la relativa forma specifica. Solo in casi particolari va fatto il legame sia alla forma generica che a quella specifica (es. l’Officina Plantiniana per la quale è necessario garantire l’accesso sia dal nome dell’azienda che dai singoli responsabili dell’attività nei diversi periodi cronologici).
Per quanto riguarda la compresenza in SBN delle qualificazioni <1.>, <2.> ecc. e <il Vecchio>,<il Giovane> si è deciso di adottare sempre i numeri ordinali contrariamente a quanto indicato nella Guida SBN.
2.2 Correzione
Qualora l’esemplare posseduto non corrisponda alla descrizione presente in Indice e si abbiano ragionevoli dubbi di essere in presenza di un errore, per notizie con identificativo o localizzazione CFI/CF si chiede di non procedere alla correzione immediata della notizia, ma di attivare una proposta di correzione alla BNCF. Ciò al fine di cooperare alle attività in corso per la produzione dei record BNI che, fino alla loro pubblicazione, necessitano di non essere modificati.
Le correzioni che possono essere eseguite senza invio di messaggi, anche se la notizia è posseduta dalla BNCF, sono le seguenti:
- eliminazione di evidenti errori di trascrizione. N.B. Differenze nella paginazione non sono necessariamente dovute ad errori di trascrizione. In questi casi inviare messaggi
- introduzione di elementi descrittivi mancanti (a seconda del livello descrittivo della notizia) e adeguamenti di spazi e segni
- inserimento di legami obbligatori autori/titoli mancanti (a seconda del livello descrittivo della notizia), tranne che per i titoli di collezione
- introduzione del numero di collezione (spesso mancante in record con BID SBL). N.B. Per titoli di collezioni mancanti, inviare messaggi, tranne che per le notizie con identificativo SBL e con numero standard BNI per le quali i controlli possono essere effettuati sui volumi della BNI. Per identificativi SBL relativi a Fondi Meridionalistici, rivolgersi alla BNVE III° di Napoli. Le notizie con identificativo UBO e FER a livello REC si possono correggere direttamente, senza fare proposta di correzione.
Per le notizia con identificativo SBL sono ammesse tutte le correzioni di qualità (completamento dei dati, delle omissioni, correzioni degli errori, aggiunta del numero di collezione di spazi ed altro).
Per notizie con identificativo e/o localizzazione CF, in caso di assenza di indicazione di responsabilità, qualora essa sia obbligatoria per le RICA, attivare una proposta di correzione.
Contenere l’incremento di legami con autori non previsti come obbligatori dalle RICA. Contenere altresì lo scioglimento del secondo nome di autori, qualora questo non sia indispensabile alla identificazione dei medesimi. (RICA par. 50.3)
Non andranno eliminate note del tipo: Trad. di...
Caratteri speciali
Nel corso di attività di correzione, come del resto negli accorpamenti/fusioni, vanno conservate le notizie, o elementi di queste, che rechino caratteri speciali, sia per gli autori sia per i titoli. Tale norma potrà essere disattesa unicamente nel caso in cui la qualità della notizia a confronto sia superiore a quella recante i caratteri speciali. In tale caso si potrà inviare un messaggio alla biblioteca che possiede la notizia e che potrà intervenire.
2.3 Fusione/Cancellazione
Titoli
Si ricorda che l’accorpamento di una o più notizie su quella prescelta può comportare, se necessario, l’integrazione di elementi presenti nelle notizie che si sono eliminate e assenti nella notizia prescelta.
Per record SBI, con identificativi BNI e BOMS, in caso di fusione/schiacciamento, tali numeri andranno ripristinati nella notizia superstite a cura di chi interviene su tale notizia. Nel caso di pubblicazioni in più volumi il numero compare nella notizia a livello fisico e lì dovrà essere ripristinato.
Per le pubblicazioni in più volumi con identificativo SBI, e numero standard BNI, in caso di cambio di titolo andrà inviata una proposta di correzione alla BNC Firenze.
Non andranno accorpate monografie e livelli di opere in più volumi che siano legati a collezioni diverse.
Autori
Si ricorda che in Indice sono presenti autori apparentemente privi di legami a notizie bibliografiche. Molto spesso sono legati a notizie visibili soltanto in Indice Antico, oppure, in quanto legati a spogli, soltanto sulle basi dati di Polo. Sono pertanto da evitare interventi di cancellazione o utilizzi impropri di tali entità, come già si è verificato nel passato, onde ovviare ai considerevoli danni e disagi che tale operazione arreca ai Poli detentori di tali notizie.
3. Competenze
Accorpamenti di duplicazioni relative ad opere in più volumi:
Biblioteca Nazionale Centrale, Firenze (1)
Biblioteca Nazionale Centrale, Roma
Istituto Enciclopedia Treccani
Polo CILEA/Biblioteca Universitaria, Pavia
Biblioteca Nazionale Universitaria, Torino
Biblioteca Marciana, Venezia
Polo Unificato Bolognese, Bologna
Biblioteca Centrale Regionale, Palermo
Biblioteca Universitaria, Padova
Biblioteca Nazionale, Napoli
Servizio Biblioteche Provincia di Ravenna
Accorpamenti di duplicazioni relative ad autori di tipo " C":
Biblioteca Nazionale Centrale, Firenze (2)
Biblioteca Nazionale Centrale, Roma (3)
Polo CILEA/Biblioteca Universitaria, Pavia A, B, D, G-K
Biblioteca Nazionale Universitaria, Torino (4)
Polo Unificato Bolognese, Bologna E-F
Biblioteca Centrale Regionale, Palermo (5)
Biblioteca Universitaria, Padova I-L
Biblioteca Nazionale, Napoli R-S
Servizio Biblioteche Provincia di Ravenna C
Accorpamenti di duplicazioni relative ad autori di tipo " D":
Biblioteca Marciana, Venezia A-Z
(1) BNCF pur non avendo alcuna lettera assegnata dedica tre unità a tempo pieno a lavori di manutenzione e di accorpamento nell'ambito di quanto previsto dalla Struttura.
(2) BNCF, nel contesto del progetto di recupero del CUBI sta effettuando un controllo complessivo per tutte le intestazioni.
(3) BNCR/ICCU autori tipo E/G (L'ICCU non lavora da tempo a tali autori, ha però provveduto nel contesto del progetto di monitoraggio ad una pulizia di titoli duplicati).
(4) BNU Torino, avendo terminato il lavoro di revisione sugli autori di tipo R, dovrebbe provvedere alla revisione dei circa 8.000 titoli di periodici di loro appartenenza.
(5) BCR Palermo ha lavorato parzialmente le lettere M e T; ha completato le lettere 0, Q, U-Z.