L'Authority file

(Laura Bonanni - ICCU)

Come è noto, il termine Authority file indica l’archivio di autorità per il controllo della forma del nome degli autori personali e collettivi, dei titoli di raggruppamento, quali i titoli uniformi o i titoli di collezione e dei soggetti. Si tratta di punti di accesso all’informazione, prodotti in base a normative e fonti di riferimento comunemente accettati, che raccolgono a grappolo sotto di sé tutte le notizie collegate.

E’ chiara quindi l’importanza di tale archivio, vero e proprio strumento di controllo, che fa in modo che il catalogo possa svolgere correttamente le sue funzioni, in quanto garantisce l’unicità e l’uniformità dei punti di accesso, consentendo il recupero dell’informazione non solo all’interno della singola istituzione, ma anche in un contesto nazionale e internazionale.

Tale esigenza ha radici antiche nel mondo bibliotecario, ma la nascita dell’AF come archivio separato rispetto al catalogo ufficiale risale soltanto agli inizi degli anni settanta, nell’ambito dei progetti cooperativi nazionali ed internazionali. In Italia c’è molto poco in questi anni, anche a livello di teorizzazione.

Sperimentazione in ICCU

Un’esperienza concreta si realizza in ICCU nel 1982. Erano gli anni in cui si andava progettando il Servizio bibliotecario nazionale ed erano anni di grande fervore sia a livello internazionale che nazionale.

Nasceva questa esperienza sotto la spinta del dibattito internazionale relativo al controllo bibliografico universale e del dibattito nazionale legato ai lavori della Commissione nazionale per l’automazione, dalla quale sarebbe nato appunto il Servizio bibliotecario nazionale.

Si stava passando da una situazione in cui i cataloghi collettivi erano creati centralmente e con procedure manuali ad una situazione di catalogazione cooperativa in rete, una vera rivoluzione in ambito bibliotecario fortemente voluta da Angela Vinay, che volle pure che l’Istituto, anche se fortemente oberato dall’avvio del progetto di SBN, si impegnasse in una sperimentazione di quello che riteneva uno strumento indispensabile per la coerenza e l’uniformità dei cataloghi.

Venne pubblicato e diffuso tra alcune biblioteche il prodotto di questo lavoro, con il titolo Authority File. Lista di autorità degli enti presenti nella Bibliografia Nazionale Italiana del 1981. –Roma : ICCU, 1982. Si trattava di una sperimentazione relativa a quello che risultava essere uno degli aspetti più complessi della catalogazione per autore, la parte relativa alla forma degli enti.

Si estrassero così dai nastri mensili della BNI i campi 110, 710 e 910 e su tali enti si lavorò con controlli su repertori, pubblicazioni e, a volte, con ricerche e interviste presso gli enti stessi; in molti casi ci si avvalse della consulenza di esperti del settore, primo fra tutti ricordiamo il professor Diego Maltese, che ci aiutò a uscire da situazioni a volte molto complesse.

La sperimentazione si fermò a quella prima realizzazione prototipale, in quanto in quegli anni urgevano altre attività.

Occorreva passare dalle parole ai fatti e realizzare concretamente il catalogo collettivo nazionale, sul quale convergevano le realtà più disparate per struttura amministrativa, tipologia, patrimonio e competenze. E, una volta realizzato, occorreva migliorare questo strumento per renderlo idoneo ad una sempre maggiore, rapida e differenziata richiesta di informazione.

Architettura SBN e controllo dei punti di accesso

In questi ultimi dieci anni l’evoluzione rapidissima delle tecnologie informatiche ha ampliato a dismisura le modalità e le possibilità della ricerca, la sempre maggiore presenza nelle biblioteche di documenti diversi da quelli librari ha posto problematiche nuove.

L’esperienza di SBN in tutti questi anni ha dimostrato l’enorme vantaggio che la collettività può trarre dalla cooperazione e dall’automazione: la macchina può fornire accessi rapidi e numerosi all’informazione, quindi una grande economia di lavoro, ma alla base ci deve sempre essere un lavoro di qualità da parte del bibliotecario, lavoro basato sulla conoscenza e sull’applicazione di una normativa comune e sulla standardizzazione dei dati, in modo che il catalogo disponga di punti di accesso univoci, per poter differenziare notizie autore simili e uniformi, perché lo stesso punto d’accesso sia individuato in un solo modo in tutto il catalogo.

Questa normativa per noi sono le RICA, oggi in corso di revisione, che pur con tutti i limiti più volte riscontrati e la necessaria evoluzione, restano una base valida per tutti i catalogatori italiani.

Le norme per la standardizzazione dei dati sono indicate nella Guida alla catalogazione in SBN, dove vengono indicati i codici e la punteggiatura prescritta per autori e titoli.

Si tratta di normative ben definite, che riprendono le ISBD per la parte relativa alla descrizione e le RICA per la parte relativa alla scelta ed alla forma dell’intestazione, adattandole ad una realtà automatizzata, con codici e legami ed anticipando in parte (venti anni prima) la filosofia degli FRBR. Si può dire che tra i grandi meriti di SBN c’è proprio l’aver diffuso in modo esponenziale norme nazionali uniformi, sviluppandone la conoscenza e l’uso tra le biblioteche italiane.

Anche se in questi anni non si sono più teorizzate e sperimentate tecniche relative al controllo d’autorità, possiamo dire che esso comunque è presente, chiaramente in una forma semplificata, nell’architettura stessa di SBN e passa attraverso un discorso di rispetto delle regole nazionali di catalogazione, di una corretta prassi di interrogazione dell’Indice prima della creazione e attraverso i diversi livelli di autorità delle notizie catalogate.

Già in questa logica è insito il principio del controllo di autorità, in quanto l’inserimento di una notizia ad un livello massimo o super sta a significare che su di essa sono stati fatti tutti i necessari controlli. Ma siamo ancora lontani dalla realizzazione di un archivio d’autorità.

Progetto di Authority file in SBN e nazionale

Con lo sviluppo di SBN apparve sempre più urgente il bisogno di strumenti di lavoro che offrissero un valido punto di riferimento per la cooperazione, garantendo autorevolezza alle notizie prodotte.

Nel 1989 si costituì un Gruppo di lavoro in collaborazione con la BNCF per definire la struttura di un Authority file in SBN. Il gruppo ebbe come punto di partenza le GARE, Guidelines for authority and reference entries pubblicato dall’IFLA nel 1984 (E’ stata da poco pubblicata la nuova edizione delle GARR) e concluse i suoi lavori nel 1991 con la produzione di un documento di specifiche e di linee guida riguardo: struttura e organizzazione dell’archivio di autorità; struttura delle registrazioni d’autorità; codifiche previste dal formato UNIMARC/Authorities (E’ stata da poco pubblicata la nuova edizione dell’UNIMARC (A) ).

Nelle conclusioni si sottolineava la necessità di produrre un software adeguato e l’opportunità di creare nell’ambito SBN una struttura cooperativa tecnico-bibliotecaria dedicata alla gestione di tale archivio.

L’avvio concreto del progetto di un AF in SBN e nazionale si è avuto solo in occasione dei cofinanziamenti, in quota parte nazionale, a favore dei progetti delle biblioteche per il 1992, finanziato dall’Unione Europea nell’ambito della Linea d’azione 1 del Programma biblioteche.

E’ stato prodotto dalla società Finsiel un software per la costituzione di un archivio di lavoro per autori e titoli uniformi separato dall’archivio bibliografico, nel quale riversare i record presenti in SBN.

Come sempre le realizzazioni pubbliche devono fare i conti con i limiti finanziari imposti ed il finanziamento ottenuto ha potuto in questo caso garantire soltanto una parte di quanto si voleva realizzare, sia per quanto riguarda la sua costituzione, sia per quanto concerne la sua gestione ed il suo utilizzo, quale prezioso servizio aggiuntivo per la comunità bibliotecaria e per l’utenza finale.

La realizzazione di un archivio di AF in linea integrato nella base dati SBN si avrà con la realizzazione del nuovo Indice SBN.

Il prodotto è stato testato, più volte modificato ed integrato ed ha iniziato ad operare il 12 marzo 2001con il progetto Valorizzazione dell’Indice SBN  (L.662/96).

Non essendo possibile, per i motivi già detti, una realizzazione on line, è stato costituito un archivio di lavoro per autori e titoli uniformi residente su Sistema centrale, ma separato dalla base dati Indice.

Le funzioni s/w previste sono in parte in linea e in parte in differita:

• caricamento batch dei dati (autori e titoli uniformi) presenti nel sistema Indice sulla base dati AF. Per quanto riguarda i titoli uniformi il caricamento avviene a partire sia dalla base dati Libro moderno sia da quella Libro antico, mentre per gli autori l’archivio è unico;
• funzioni di interrogazione, creazione, correzione e cancellazione in linea dei dati nella base dati Authority file;
• riversamento periodico in differita dei dati validati o prodotti in AF nell’archivio SBN: sono naturalmente previste le necessarie funzioni di controllo duplicazioni al momento del riversamento e della fusione dei dati lavorati con quelli già presenti in Indice;
• produzione su supporto magnetico del nastro di scambio in formato UNIMARC secondo le specifiche indicate da UNIMARC format for authorities / Recommended by the IFLA Steering Group on a UNIMARC Format for Authorities. – Munchen; London; New York; Paris : Saur, 1991;
• produzione di procedure per la realizzazione di CD-ROM.

Documento di riferimento sono le GARE (Guidelines for authority and reference entries), pubblicate dall’IFLA nel 1984 e tradotte in italiano nel 1993.

Le GARE, ricalcando come impostazione quella delle ISBD dividono le voci in aree, stabiliscono quali elementi debbano essere inclusi nelle registrazioni, l’ordine e la punteggiatura convenzionale e propongono una struttura per ciascun tipo di registrazione dell’archivio (autorità, rinvio, rinvio esplicativo), con lo scopo di facilitare la comunicazione internazionale delle notizie bibliografiche.

Tre sono i tipi di registrazione previsti:

• Registrazione di autorità, articolata in sette aree: contiene, come intestazione, la forma del nome di persona, ente, opera, che è stata stabilita dall’agenzia catalografica come forma standard da impiegare costantemente nelle sue notizie, e per la quale si giustifica la redazione della registrazione di autorità stessa. Comprende la forma d’autorità, ma anche le forme collegate e le “autorità” sulle quali si fonda la scelta della forma standard.
• Registrazione di rinvio, articolata su tre aree. Comprende sia i rinvii specifici (del tipo ”vedi”), sia quelli reciproci (del tipo “vedi anche”).
• Registrazione esplicativa generale, articolata su quattro aree. E’ un’altra forma di rinvio, di tipo “generico”, che mette in relazione una forma generica con un intero gruppo o classe di intestazioni (p.e., Ministero ... vedi Italia. Ministero...).

E’ previsto inoltre un numero identificativo a livello internazionale per ciascun record d’autorità: l’ISADN, International standard authority data number, che nel nostro archivio è per il momento composto di tre caratteri alfabetici e dieci numerici, in attesa di direttive internazionali.

Infine, si ha la data in cui ciascuna registrazione è stata definita e le eventuali annotazioni del catalogatore.

All’interno di questo archivio sono previsti due diversi livelli: uno di lavoro proprio del record finché non venga validato, l’altro di autorità, al termine di tutto l’iter lavorativo. Tale livello è un livello di autorità superiore a tutti quelli presenti nella base dati Indice e le notizie una volta riversate dall’archivio AF nell’Indice, con questo livello, non possono essere in alcun modo modificate (possono essere modificate solo dalla struttura che le ha create in seguito a proposte di correzione).

Questo archivio consentirà di verificare la corretta creazione della registrazione di autorità, distinguendola eventualmente da altre registrazioni omonime, ma anche di tenere sotto controllo la rete dei rinvii assicurando così una coerente struttura referenziale.

La sua manutenzione presuppone tutta una serie di attività che vanno dalla creazione delle registrazioni, con tutte le relazioni necessarie, attività fondata sull’esercizio di una costante attività di ricerca alla coordinazione e al legame con l’archivio bibliografico, nel quale le notizie controllate tornano e dove occorrerà verificare il corretto legame con i titoli, effettuando gli spostamenti necessari.

La determinazione della forma standard di un nome o di un titolo richiede una verifica attenta basata sul codice di regole, sulle fonti da cui trarre le diverse informazioni; ma è nello stesso tempo anche una verifica continua della rispondenza delle regole alle esigenze dell’utenza e ai diversi contesti nei quali ci si trova ad operare.

Struttura di gestione e di manutenzione del catalogo in linea SBN

Nell’attesa di concretizzare il progetto di AF l’Istituto ha dato vita, dal marzo 1994, ad un organismo tecnico di lavoro, la Struttura di gestione e di manutenzione del catalogo in linea SBN, costituita da 14 istituzioni bibliotecarie cooperanti ad SBN, rappresentative di differenti tipologie istituzionali, differenti pacchi s/w, diversa dislocazione sul territorio e ognuna con propria specificità di funzioni ed utenza.

La Struttura, nata con il compito di costituire e gestire l’archivio di AF ha dedicato la sua attività in questi anni alla gestione e manutenzione dell’archivio SBN, un archivio di grandi dimensioni, che comprende oggi circa cinque milioni di notizie titolo ed un milione e seicentomila notizie autore ed al quale lavorano 1.157 biblioteche, con una percentuale di cattura di notizie del 65%.

Questo catalogo è costituito ed incrementato attraverso attività di catalogazione partecipata, ma anche con migrazioni e con grossi riversamenti di carattere retrospettivo, come è stato per i giacimenti culturali, che hanno riversato in Indice 359.300 notizie BNI dal 1958 al 1984, 118.850 notizie BOMS ed 86.500 notizie di fondi meridionalistici e, come è stato recentemente per il CUBI, che ha portato in Indice 630.000 notizie, relative agli anni 1886-1958.

E’ chiaro che tutti questi riversamenti, come anche i recuperi effettuati non da libro ma da scheda, costituiscono un grande arricchimento per un catalogo collettivo nazionale, anche se tale arricchimento può “impoverire” la qualità del catalogo, in quanto si tratta chiaramente di notizie catalogate con vecchie regole, non controllate sul documento. Ci muoviamo quindi tra la necessità di incrementare in maniera rapida e meno costosa possibile l’informazione e la localizzazione del posseduto nazionale e quella di un catalogo chiaramente leggibile, catalograficamente corretto, soprattutto nei punti di accesso e con il minor numero di duplicazioni possibili.

Un tale catalogo ha bisogno di una costante attività di manutenzione e l’attività della Struttura è indirizzata proprio in questo senso: all’eliminazione delle duplicazioni, alla correzione delle notizie errate, alla normalizzazione delle notizie autore.

Per l’esercizio di tali attività di bonifica la Struttura è stata dotata di particolari funzioni centralizzate on line ed aiutata da strumenti di monitoraggio della base dati. A tale scopo è stata costituita una base informativa statistica nella quale i dati dell’Indice vengono elaborati con il prodotto SAS e si producono così report statistici, sulla base dei quali vengono programmati e realizzati interventi correttivi.

Partendo da questa esperienza comune di pulizia della base dati, sono state diffuse a tutta la cooperazione indicazioni normative da seguire da parte di tutti coloro che lavorano in SBN per evitare il moltiplicarsi delle duplicazioni e produrre record di qualità: si tratta di indicazioni di carattere organizzativo generale, di metodologie di lavoro, di chiarimenti e aggiustamenti di quelle che sono le normative di riferimento.

Attivazione dell’archivio di autorità SBN

L’attività della Struttura prosegue sempre, in parte come attività continua di “pulizia “ della base dati, in parte con le attività previste nel Progetto di valorizzazione dell’Indice SBN (L. 662/96): Servizi di deduplicazione di record nella base dati Indice moderno SBN, che prevede la cancellazione di record duplicati e l’inserimento delle necessarie correzioni.

Questa seconda attività rappresenta l’avvio concreto del nostro AF nazionale: è un’esperienza nuova per tutti noi, ma speriamo sia l’avvio di un lavoro di grande utilità per tutti i catalogatori.

Naturalmente con questo progetto si avvia un primo nucleo di biblioteche che lavoreranno in AF.

In un secondo tempo questo nucleo si allargherà: si divideranno i compiti in base alle diverse competenze ed al posseduto. Il discorso non si limiterà al materiale librario, ma riguarderà in futuro la musica, la grafica, il materiale elettronico. E speriamo riguarderà non soltanto le biblioteche, ma tutti i beni culturali.

Abbiamo avuto incontri in questo senso con l’ICCD, con gli archivi, con la Discoteca di Stato e auspichiamo che non sia lontana la possibilità per l’utente di trovare raccolte sotto un’unica voce uniforme tutte le manifestazioni di un’opera ovunque esse si trovino fisicamente.

E non importa che un autore sia conosciuto in un determinato ambito sotto una forma che non è quella accettata. Da qualunque forma l’utente acceda, verrà condotto alla forma accettata perché è stata creata a monte una struttura referenziale che lega tutte le possibili varianti alla forma accettata.

Uno stesso documento non può essere descritto in modo diverso e soprattutto non può avere accessi diversi a seconda della diversa tipologia del materiale o della istituzione che lo conserva. Gli accessi devono essere univoci ed uniformi per consentire comunque il recupero dell’informazione.

Si è avviato dunque in questi giorni il progetto relativo all’Authority file SBN e nazionale, che avrà la durata di diciotto mesi e prevede sia una attività di deduplicazione di autori personali stranieri sia la creazione di un vero e proprio Authority file per ora soltanto relativamente agli autori personali nazionali, i classici latini e greci e i titoli di raggruppamento. Le specifiche di questo progetto sono sulle pagine Web dell’Istituto.

Siamo di fronte a un’esperienza nuova per le biblioteche italiane, dove è tutto da sperimentare e verificare, l’importante è cominciare a lavorare, per rendersi conto di come meglio andare avanti e apportare gli eventuali aggiustamenti, sempre necessari, soprattutto in un momento in cui l’Indice stesso è in evoluzione, ma lo è anche il mondo delle biblioteche, in quanto gli FRBR hanno portato nuove riflessioni sulla necessità di definire meglio gli attributi necessari a descrivere le entità e le relazioni che tra esse si devono stabilire e nuove riflessioni ci saranno con le FRANAR (Functional Requirements and Numbering of Authority Records).

Infatti l’IFLA ha costituito nel 1999 il Working Group on Functional Requirements and Numbering of Authority Records, che ha tra i suoi obiettivi la definizione dei requisiti funzionali delle registrazioni di autorità, lo studio dell’applicabilità dell’ISADN e la collaborazione con tutti i gruppi che a livello internazionale si occupano di questo argomento. Anche questo porterà sicuramente nel mondo bibliotecario nuovi stimoli e spunti di riflessione di grande importanza.

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