Studio di fattibilità sull'evoluzione della rete SBN

Franca Cerone, Serena Molfese - ICCU

Nel 1996 l'ICCU, a seguito del rapido sviluppo della rete dovuto alle migrazioni, ritenne opportuno affidare ad una società esterna specializzata il compito di valutare i fabbisogni comunicativi e di sistema dei centro elaborazione dati dell'Indice. Si rendeva infatti necessaria una programmazione pluriennale dell'evoluzione del sistema informativo, basata sull'attento esame di più fattori. Naturalmente il presupposto fondamentale dello studio era costituito dall'esame dell'evoluzione dei carichi di lavoro derivanti dal completamente della rete e dal concomitante accrescimento delle basi dati a seguito della connessione di ulteriori poli "pieni". A questi elementi di riflessione doveva poi essere correlata l'imprescindibile esigenza di fornire, in un breve giro di tempo, nuovi servizi, in particolare la consultazione dell'Indice con le modalità OPAC, con il conseguente prevedibile ampliamento dell'utenza finale. Altro elemento centrale dell'analisi era, ovviamente, l'evoluzione tecnologica sia dei sistemi di elaborazione, con la conseguente necessità di ammodernare hardware e software, sia dei sistemi di trasmissione dati, con l'adozione di standard più avanzati ed affidabili. Lo studio dette una serie di precise indicazioni tecniche che vennero utilizzate per potenziare le risorse hardware ampliando il sistema dischi e in seguito sostituendo la CPU.

Essendosi dimostrata fruttuosa l'esperienza di utilizzare consulenze esterne, nell'anno successivo si decise di estendere il campo dell'indagine all'evoluzione della rete SBN. Con la collaborazione del Comitato di gestione di SBN, fu quindi preparato un Capitolato tecnico per lo studio di fattibilità per l'evoluzione e .il monitoraggio della rete del Servizio bibliotecario nazionale che, partendo dall'esposizione dell'architettura esistente (basi dati, servizi, tecnologie, rete e iniziative in corso), richiedeva, come primo punto, la verifica dell'efficacia delle soluzioni in atto, l'individuazione dei punti critici e la definizione dei fabbisogni dell'utenza e dei nuovi servizi da offrire. Come secondo punto veniva richiesta l'individuazione di un modello organizzativo aggiornato e la formulazione di un progetto di massima per la sua realizzazione che desse indicazioni per l'evoluzione delle basi dati, per la costituzione di nuovi archivi, per l'evoluzione della rete. Naturalmente le proposte dovevano essere accompagnate dalla valutazione dell'impatto organizzativo e del rischio di realizzazione, dall'analisi dei costi e dei benefici e dall'indicazione dei criteri di monitoraggio.

La richiesta di offerta relativa al capitolato venne inviata a dodici società indicate dall'AIPA; le offerte vennero esaminate dalla commissione di valutazione dell'Istituto nella seconda metà di ottobre del 1996 e il 31 ottobre venne firmato il contratto con la società Etnoteam che si era aggiudicata la gara.

La società ha effettuato l'analisi del "sistema" SBN raccogliendo le informazioni nel corso di incontri con i responsabili ICCU dei settori interessati dallo studio, con i rappresentanti di alcune realtà organizzativi della rete SBN e con specialisti di sistemi bibliotecari. Ne è risultato un quadro in base al quale sono stati definiti i fabbisogni e i requisiti utili per migliorare il sistema, requisiti che vanno dal le piattaforme tecnologiche ai possibili nuovi servizi e progetti.

I principali punti di forza del Servizio bibliotecario nazionale sono stati individuati innanzitutto nella cooperazione che si è sviluppata fra biblioteche delle più diverse dipendenze istituzionali e nella conseguente sensibilizzazione degli amministratori alle necessità del settore. La collaborazione fra istituzioni poi ha consentito di economizzare gli investimenti concentrandoli su specifici obiettivi e ripartendoli tra i partecipanti al progetto. Altri elementi indubbiamente positivi di SBN sono stati l'aver creato un'occasione di formazione professionale particolarmente estesa e l'aver sviluppato l'abitudine al confronto e al lavoro comune. Per quanto riguarda gli aspetti tecnologici del progetto va sottolineato che l'architettura applicativa è stata fin dall'origine forte- mente innovativa presentando una struttura client-server ante litteram con l'Indice quale server e i poli quali client. Passando ai punti su cui agire per migliorare la resa del servizio, è stata posta in luce innanzitutto la necessità di sviluppare e razionalizzare tutte le procedure per la disponibilità dei documenti, sia tramite il prestito, sia tramite la fornitura delle riproduzioni. Appare inoltre sempre più urgente provvedere al recupero del progresso e, anche a tal fine, offrire modalità di catalogazione più "ospitali", sia nel senso di proseguire nella semplificazione delle procedure, sia nel senso di consentire il trattamento di documenti diversi da quelli a stampa. Andranno poi sviluppate le interconnessioni con altri sistemi e iniziata la gestione del documento elettronico. Si potrà inoltre agire per migliorare sempre più il coordinamento delle attività delle biblioteche e iniziare una diffusa attività di pubblicizzazione di SBN.

Le ipotesi di interventi migliorativi sono state descritte nello studio sia per quanto riguarda le indicazioni tecniche, sia, anche se in modo indicativo, per quanto riguarda i suggerimenti organizzativi. Un quadro riassuntivo, che segue questa nota, presenta le attività da svolgere, accompagnate dall'indicazione dell'evoluzione temporale riferita al quadriennio 1998-2001 e del1a priorità (bassa, media, alta).

Le indicazioni dello studio sono in corso di approfondimento da parte degli organismi di gestione di SBN, Comitato di coordinamento e Comitato di gestione, per definire le linee di evoluzione che guideranno la rete nel nuovo millennio.