Linee guida per le attività di recupero del patrimonio retrospettivo delle biblioteche partecipanti al Servizio Bibliotecario Nazionale

Premesse

Il recupero del patrimonio retrospettivo costituisce una priorità assoluta nello sviluppo del Servizio Bibliotecario Nazionale.

Le attività di retroconversione, indipendentemente da tecniche e metodi applicati, sono particolarmente onerose dal punto di vista dei costi. L’Unione Europea ha infatti, da lungo tempo, elaborato una serie di direttive al riguardo.

La scelta di un ambito cooperativo in rete viene ovviamente indicata, in tali direttive, come il contesto più adeguato ad una equilibrata ripartizione degli oneri finanziari, al miglior impiego delle risorse e ad un pieno utilizzo, laddove disponibili, di prodotti già realizzati in precedenti progetti.

Attività di retroconversione: linee guida e criteri metodologici

Anche per le biblioteche aderenti ad SBN è quindi indispensabile ed urgente la pianificazione degli interventi che, in applicazione di direttive ed indirizzi metodologici adeguati, realizzino quanto prima, attraverso una serie di progetti mirati, l'obiettivo di un recupero complessivo e condiviso dell'intero patrimonio nazionale di cui esse sono depositarie sul territorio del paese. Solo così, ogni attività di retroconversione, pur nel rispetto di specificità e di esigenze locali, può essere inquadrata in un piano nazionale coordinato di interventi, in modo da operare con uniformità su tutto il territorio, evitando inutili sprechi e contenendo le inevitabili sovrapposizioni dei vari interventi, inevitabilmente legati al posseduto, che spesso si ripete in localizzazioni diverse, entro ambiti fisiologicamente giustificabili ed accettabili.

Occorre pertanto che ogni biblioteca nel sottoporre progetti al fine di ottenerne l'adeguato finanziamento:

• definisca obiettivi, scopi e quindi priorità che ne derivano, in base alla specificità delle proprie raccolte, alle esigenze dell'utenza a livello generale e tenendo necessariamente conto di progetti già avviati, o in procinto di essere avviati da altre istituzioni nel contesto della cooperazione. Ciò significa che per ogni progetto è indispensabile verificare quanto sia già disponibile e fruibile in rete, rispetto agli obiettivi che ci si propone di raggiungere;
• tenga presente nella definizione degli obiettivi le reali esigenze di un utenza allargata a tutto il territorio nazionale;
• provveda a chè il recupero retrospettivo del materiale documentario di cui è depositaria avvenga direttamente in linea sulla base dati gestionale dell'Indice SBN;
• provveda, per interventi di recupero già effettuati in precedenza, ad attivare fasi progettuali di adeguamento ai presenti criteri, con il riversamento nella base dati gestionale dell’Indice dei dati recuperati soltanto sull’OPAC di Polo, al fine di rendere disponibile per tutta la cooperazione, a scopi di utilizzo e servizio comuni, quanto realizzato. Tali attività dovranno necessariamente provvedere ad una propedeutica "pulizia" dei record di Polo prima del loro successivo riversamento in Indice nel formato standard indicato dall’ICCU;
• applichi, laddove possibile, nello sviluppo di ogni progetto le presenti linee guida, i criteri metodologici indicati, gli standard catalografici, di formato e di scambio, in uso nella cooperazione ed elaborati dagli organi tecnici competenti a livello nazionale;
• utilizzi al massimo, prevedendo gli eventuali adeguamenti che si rendessero necessari, prodotti già realizzati in precedenti progetti.

L'importanza delle collezioni più antiche delle biblioteche italiane è universalmente riconosciuta dal mondo della ricerca. D'altra parte, rilievi effettuati nella fornitura dei servizi, indicano che una elevata percentuale delle esigenze dell'utenza finale risultano essere soddisfatte da materiale con data di pubblicazione risalente agli ultimi venti anni. Pertanto, i progetti di recupero dovrebbero essere equamente distribuiti, per quanto riguarda la copertura cronologica, al fine di assicurare una priorità immediata a questo tipo di materiale, senza peraltro trascurare, in parallelo e/o in successione, altre fasce temporali di pari interesse per la rarità del materiale posseduto anche se dirette ad un'utenza ridotta.

Obiettivi

Obiettivo primario di tale pianificazione è il progressivo riversamento in linea nella base dati gestionale dell'Indice SBN di consistenti nuclei di dati, che garantiscano una estesa copertura del posseduto, prioritariamente per quanto riguarda la produzione libraria nazionale, corrente e retrospettiva e, come sopra indicato, per quanto riguarda raccolte, antiche e contemporanee, di specifico interesse documentario del nostro patrimonio culturale e del posseduto, in genere, delle biblioteche italiane.

La disponibilità dei dati in linea per tutte le biblioteche SBN consentirà il riutilizzo da parte di tutta la cooperazione dei record prodotti, faciliterà al massimo l'utenza nel reperimento dei documenti, nella ricerca e nei servizi offerti e permetterà di programmare gli acquisti in antiquariato e le attività di riproduzione, prevenzione, restauro e digitalizzazione delle raccolte del nostro patrimonio culturale nazionale.

Per biblioteche non partecipanti ad SBN si dovrà provvedere alla registrazione dei dati in formati standard.

La realizzazione di tale obiettivo, da parte di alcune tra le più significative biblioteche SBN, attraverso criteri da definire, potrà costituire la base di più sottoprogetti, distribuiti sul territorio, quali articolazioni di un unico intervento globale mirato.

Scopi

L'arricchimento dell'archivio in rete soddisfa due esigenze primarie, parallele, tipiche di ogni catalogo collettivo in linea.

Da un lato il graduale completamento della catalogazione del patrimonio nazionale e del posseduto in genere, attraverso interventi mirati alla retroconversione dei cataloghi cartacei esistenti o comunque alla catalogazione di materiali non ancora descritti; dall'altro la disponibilità immediata di tale patrimonio, nella sua interezza, per l'utenza finale nazionale, SBN e non, ed internazionale.

Un consistente archivio, gradualmente disponibile in linea, moltiplicherebbe a cascata l'effetto di attività plurime e comuni di retroconversione da parte di tutte le biblioteche SBN, che verrebbero così a completare la gestione integrata del loro patrimonio; aumenterebbe la disponibilità dei dati sul territorio, a vantaggio dell'utenza finale, e costituirebbe la base e lo strumento per la definizione di un piano nazionale distribuito di digitalizzazione con cui provvedere a documentare e rendere disponibile, attraverso le più moderne tecnologie, le parti maggiormente significative del nostro patrimonio culturale nazionale come esso si è venuto a costituire in ambiti e periodi storici diversi.

Priorità

Considerati gli obiettivi e gli scopi che si pongono, i criteri per una definizione delle priorità dovrebbero, indicativamente, tenere conto dei seguenti fattori:

• l'estensione e la copertura delle raccolte da recuperare, rispetto alla produzione libraria nazionale;
• la rarità o specificità del materiale da recuperare;
• la frequenza di fruizione e degli interessi dell'utenza per il materiale medesimo.

Fattori del secondo e terzo tipo potrebbero combinarsi in alcuni casi di valutazione dell'intervento specifico.

Stato dell'arte

Una verifica non esaustiva ma sufficientemente estesa su quanto al momento realizzato e disponibile e su quanto si prevede di realizzare a breve termine, rispetto agli obiettivi ed agli scopi delineati è disponibile sul sito web dell'Istituto che ha provveduto, attraverso la distribuzione di un modulo ad hoc alla raccolta dei dati relativi ai progetti di recupero retrospettivo in corso o sul punto di essere avviati nel contesto cooperativo SBN e che provvede al loro periodico aggiornamento in base alle indicazioni fornite dalle biblioteche medesime.

A tali dati vanno aggiunte le informazioni su quanto già disponibile in rete per recuperi effettuati con finanziamenti approvati da questo Ufficio Centrale, sui punti sopra elencati:

1. Estensione e copertura delle raccolte per quanto riguarda la produzione nazionale

• Con il recupero SBL sono già disponibili in linea 585.634 record di base, di cui circa 420.000 relativi a notizie BNI con data di pubblicazione dal 1958 al 1984 (le rimanenti sono circa 100.000 notizie BOMS con data pubblicazione dal 1958 al 1984 e 65.000 notizie relative ai Fondi Meridionalistici).
   
• Con il progetto della BNCF, relativo al recupero del CUBI, la copertura della produzione nazionale si estende, a partire dal 1886 sino al 1957. Con il riversamento in Indice, previsto nel primo trimestre di quest’anno, più di 1 milione di record riguardanti la produzione nazionale a partire dal 1886, saranno disponibili in linea per futuri recuperi da parte di tutta la cooperazione.

Progetti paralleli potrebbero sia completare, a ritroso, i periodi cronologici ancora scoperti, rispetto ai repertori disponibili; sia estendere le attività di recupero alle pubblicazioni degli Stati preunitari, dal 1831 al 1870, ampliando in tal modo il concetto di produzione nazionale per quanto riguarda copertura ed estensione.

2. Rarità o specificità del materiale da recuperare

Questo secondo punto riguarda in particolare il materiale antico e quello corrente, ma andrebbe articolato a seconda delle esigenze specifiche, a volta con il concetto di copertura a volte con quello di frequenza di fruizione ed interesse scientifico, tenendo sempre conto di quanto già realizzato e disponibile in rete.

3. Frequenza di fruizione e degli interessi dell'utenza per tale materiale

La specificità e l'interesse particolare per una raccolta è un dato probabilmente più facilmente rilevabile ed individuabile a livello locale.

Per quanto riguarda questo ultimo punto, il criterio di priorità è forse uno dei più difficili da definire. Varrebbe comunque la pena di iniziare a delinearne i contorni per potere successivamente definirne i parametri che consentano di valutare le singole evenienze.

Note di ordine generale

L'ICCU si rende disponibile a collaborare con le istituzioni responsabili per la definizione di singoli progetti che tengano conto di quanto già realizzato o in corso di realizzazione e rispettino le priorità sopra definite, in una armonizzazione dei principi di cooperazione, economicità ed attenzione per le esigenze dell'utenza, a livello locale e nazionale.

Indagine sui progetti di catalogazione retrospettiva in SBN

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