Metodologie di lavoro per le attività di catalogazione, correzione e accorpamento/cancellazione delle notizie bibliografiche
Le indicazioni di seguito riportate costituiscono, nel loro insieme, una guida al comportamento da tenersi nell’espletamento delle attività cooperative e si propongono come una sintesi dei principali cambiamenti che la nuova normativa nazionale (REICAT) e internazionale (ISBD edizione consolidata) introducono e che il draft della Guida alla catalogazione in SBN : materiale moderno, 2012 ha recepito. Il rispetto di tali indicazioni normative, da parte dei catalogatori, contribuirà, per quanto possibile, ad evitare il moltiplicarsi di duplicazioni e favorirà pertanto il mantenimento e la produzione di record di qualità, con vantaggi reciproci per tutti, bibliotecari ed utenti.
Le norme di seguito riportate, se non espressamente indicate come facoltative, rivestono un carattere di obbligatorietà, e vanno intese come un codice deontologico comportamentale, nei confronti della comunità produttiva e dell’utenza finale. Ogni catalogatore dovrà pertanto sentirsi direttamente responsabile della loro più ampia diffusione, così come della loro corretta applicazione, nell’ambito di lavoro in cui opera.
All’interno di ciascun Polo dovrà essere identificato uno o più responsabili addetto/i al controllo quotidiano di messaggi e proposte di correzione, pervenuti, e alla loro relativa verifica ed espletamento; il responsabile dovrà, inoltre, dedicarsi all’esecuzione quotidiana degli allineamenti previo accurato controllo dei medesimi e compatibilmente con la quantità da gestire, .
Ogni messaggio ricevuto dovrà avere una risposta, a meno che la risposta non sia implicita qualora si sia intervenuti sulla notizia come richiesto nel messaggio.
Ricerca
Ogni attività di catalogazione deve essere preceduta dalla ricerca in Indice della notizia base e dei titoli e autori da collegare.
Tale attività è di fondamentale importanza per non duplicare notizie già presenti in Indice e dovrà essere particolarmente accurata per gli elementi di raggruppamento (collane, autori, titoli uniformi…) per evitare duplicazioni e collegamenti erronei. Si tenga presente, ad esempio, che in una base dati di circa tre milioni di autori, quale è l’Indice SBN, è molto difficile che l’autore da collegare alla notizia non sia già presente.
Oltre che per gli autori, la ricerca preventiva è particolarmente importante nel trattamento di pubblicazioni in più unità, collezioni e periodici: si raccomanda di non duplicare i record, ma, se ritenuto necessario, di intervenire con modifiche su quelli presenti in Indice; solo nel caso in cui ci sia un errore nel codice di natura (pubblicazione in più unità invece di collezione, collezione invece di periodico, etc.) e la quantità delle notizie e delle localizzazioni collegate sia tale da rendere l’attività di correzione troppo onerosa o possa provocare problemi nella gestione del documento presso i Poli, si potrà decidere di creare una nuova notizia con il codice di natura corretto, lasciando la situazione inalterata per il pregresso.
Nei casi dubbi, prima di creare una nuova notizia (pubblicazione in più unità, collezione e periodico), si consiglia di mettersi in contatto con la Biblioteca nazionale centrale di Firenze per le collane e i periodici e con la Biblioteca nazionale centrale di Roma per le pubblicazioni in più unità.
Titolo e indicazione di responsabilità
La trascrizione delle informazioni in Area 1 non prevede abbreviazioni.
es.: edizione italiana a cura di ... e non: ed. it. a cura di ...
Si fa eccezione a tale norma per i termini che introducono la partizione e per la trasformazione della partizione in numero arabo:
es.: *Storia del teatro italiano. Volume 1, Il Settecento e non: *Storia del teatro italiano. Volume primo, Il Settecento (v. Guida, 2. ed. 1995 p.125-131).
E’ inoltre possibile, nel trascrivere la formulazione di responsabilità, abbreviare, ma non omettere, qualifiche o altre informazioni aggiuntive che accompagnano il nome degli autori purché non ne venga alterato il significato e rimanga la correttezza grammaticale.
Edizione
Per la trascrizione della formulazione di edizione si rispettano le abbreviazioni previste dalle REICAT, Appendice A.
L’indicazione di edizione si può presentare in due forme diverse nella stessa pubblicazione e su due fonti di informazioni diverse. Le due informazioni si daranno entrambe, una nell’area dell’edizione e l’altra nell’area delle note, seguendo l’ordine di preferenza delle fonti (ad es.: Sul frontespizio: Nuova edizione; sul verso del frontespizio: Terza edizione).
Si ricorda che per ogni edizione dichiarata come tale sulla pubblicazione, non sempre si deve creare una nuova descrizione. Spesso si tratta di una ristampa. Si è in presenza di una nuova edizione, e quindi è necessaria una nuova descrizione, solo se varia uno dei seguenti elementi: la collana, l’editore, la paginazione, il titolo, la presentazione delle responsabilità o le dimensioni in maniera significativa (almeno 2 cm). Si raccomanda di non intervenire sul pregresso con accorpamenti o correzioni al fine di evitare eventuali perdite di informazioni.
Data di pubblicazione
In assenza di data di pubblicazione si riportano la data di copyright, di stampa o di manifattura se possono essere considerate equivalenti alla data di pubblicazione. Tali date si trascrivono senza qualificarle. Nelle qualificazioni bibliografiche il codice tipo data, sarà D, data certa.
Se la data di copyright e la data di stampa non coincidono, si riporta, come data di pubblicazione, quella di copyright e la si fa seguire, tra parentesi tonde, da quella di stampa o manifattura. Nelle qualificazioni bibliografiche il codice tipo data sarà D, data certa, e in data 1 verrà riportata la data di copyright.
Quando però la differenza tra le due date è uguale o maggiore di due anni, si riporta la data più recente senza qualificarla e il tipo di data sarà D, data certa.
Se non è presente alcuna data di pubblicazione, si considerano date certe: la data desunta dal timbro a secco, l’anno in cui una mostra si è tenuta (se la pubblicazione è stata edita per l’occasione), la data desunta da cataloghi editoriali. Tali date si riportano racchiuse tra parentesi quadre e in nota si dovrà indicare la fonte consultata. Nelle qualificazioni bibliografiche il codice tipo data sarà D, data certa. Nel caso di pubblicazioni seriali e collezioni, eventuali date ricavate oltre che dal piano editoriale, anche da altre fonti esterne, purché autorevoli (cataloghi o repertori cartacei o on-line) vengono considerate date certe. Nelle qualificazioni bibliografiche il codice tipo data sarà A o B.
Si fa presente che, a differenza di quanto stabilito nella 2. edizione della Guida SBN e in ottemperanza agli standard internazionali, nelle qualificazioni bibliografiche la data di pubblicazione va sempre indicata, anche in caso di data incerta: pertanto, in presenza di Tipo data F si darà o una data presunta (in data1) o un arco temporale (in data1 e data2) entro le quali si presume sia stato pubblicato il documento. L’indicazione si considera valida anche per la descrizione del livello generale delle pubblicazioni in più unità: in presenza di una data certa di inizio della pubblicazione va indicato il Tipo data G e in data1 si riporta l’anno di inizio della pubblicazione; in caso di data di inizio incerta viene indicato Tipo data F e in data1 e data2 si indica il range di date entro le quali si presume sia iniziata la pubblicazione in più unità. Non si interviene sul pregresso.
Pubblicazioni in più unità
Si consiglia, nella catalogazione a più unità, di iniziare la ricerca in Indice a partire dal singolo livello particolare per verificare se il volume che si sta per descrivere è già stato trattato da qualche altro polo.
Se il volume particolare di livello inferiore non è stato descritto da nessuno, ma esistono più descrizioni di livello superiore delle quali una presente sul Polo, si provvederà alla creazione di un nuovo BID legandolo al livello generale di Polo. Per la pulizia si segnalerà l’accorpamento dei livelli generali presenti in Indice perché venga effettuata da parte della Struttura, seguendo le competenze già stabilite.
Se invece il volume particolare risulta già descritto e legato ad una descrizione di primo livello (e anche di livello intermedio nel caso di catalogazione su tre livelli) diversa da quella presente sul Polo, si catturerà il volume particolare trascinando, ovviamente, anche tutto reticolo (in questo modo nel Polo si avranno duplicazioni di livello generale e anche di livello intermedio nel caso di catalogazione su tre livelli). Per la pulizia del proprio Polo si segnalerà l’accorpamento da effettuare alla Struttura come detto prima, indicando anche ulteriori reticoli presenti in Indice e da bonificare.
Occorre ricordare che per le pubblicazioni edite contemporaneamente in più unità/in più volumi e che nel loro insieme costituiscono un’unità catalografica distinta e autonoma, quando si presentino più edizioni successive, non si devono accorpare i livelli generali in un’unica descrizione, ma lasciare la continuazione già descritta in precedenza così com’è, provvedendo ad una nuova catalogazione completa di livello superiore e volumi particolari. Ogni descrizione singolarmente riporterà tutte le volte, sia sul livello alto che sui livelli particolari, l’indicazione di data e l’indicazione di edizione (es.: 2. ed., Nuova ed.) come di fa normalmente nel caso di singole monografie.
Si invitano i poli ad operare esclusivamente correzioni di qualità :
- eliminazione di evidenti errori di trascrizione
N.B. Differenze nella paginazione non sono necessariamente dovute ad errori di trascrizione. In questi casi inviare messaggi. - correzione e introduzione di elementi descrittivi mancanti (a seconda del livello descrittivo della notizia) e adeguamenti di spazi e segni
- inserimento di legami obbligatori autori/titoli mancanti (a seconda del livello descrittivo della notizia), tranne che per i titoli di collezione
- introduzione del numero di collezione
In caso di uguaglianza di notizie titolo/autore occorre procedere secondo le priorità di seguito indicate:
- si accorpa sulla notizia più corretta e completa (anche nei legami)
- su quella con più localizzazioni
- su quella di livello più alto
- su quella con caratteri speciali
L’accorpamento di più di due elementi deve svolgersi nel seguente modo:
A su B e C su B
Si ribadisce di utilizzare la massima cautela nell’accorpare notizie quando questa attività potrebbe causare perdita di informazioni (il posseduto nel caso di pubblicazioni seriali, l’indicazione di edizione e l’anno nel caso di ristampe inalterate, etc.). In tali casi, occorre prima avvisare le biblioteche che possiedono la notizia da accorpare, affinché effettuino i necessari aggiustamenti.