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Metodologie di lavoro per le attività di catalogazione, correzione e accorpamento/cancellazione delle notizie bibliografiche
Le indicazioni di seguito riportate costituiscono, nel loro insieme, una guida al comportamento da tenersi nell’espletamento delle attività cooperative. Il rispetto di tali indicazioni normative, da parte dei catalogatori, contribuirà, per quanto possibile, ad evitare il moltiplicarsi di duplicazioni e favorirà pertanto il mantenimento e la produzione di record di qualità, con vantaggi reciproci per tutti, bibliotecari ed utenti.
Le norme di seguito riportate, se non espressamente indicate come facoltative, rivestono un carattere di obbligatorietà, e vanno intese come un codice deontologico comportamentale, nei confronti della comunità produttiva e dell’utenza finale. Ogni catalogatore dovrà pertanto sentirsi direttamente responsabile della loro più ampia diffusione, così come della loro corretta applicazione, nell’ambito di lavoro in cui opera.
All’interno di ciascun Polo dovrà essere identificato uno o più responsabili addetto/i al controllo quotidiano di messaggi e proposte di correzione, pervenuti, ed alla loro relativa verifica ed espletamento; così come all’esecuzione quotidiana degli allineamenti, e, compatibilmente con la quantità da gestire, previo accurato controllo dei medesimi.
Ogni messaggio ricevuto dovrà avere una risposta, a meno che la risposta non sia implicita qualora si sia intervenuti sulla notizia come richiesto nel messaggio.
Ricerca
Ogni attività di catalogazione deve essere preceduta dalla ricerca in Indice della notizia base e dei titoli ed autori da collegare.
La ricerca preventiva, dovrà essere particolarmente accurata per gli elementi di raggruppamento, al fine di evitare sia duplicazioni che collegamenti erronei.
Nel caso in cui la natura della notizia (monografia in più volumi, collezione e periodico) presente in Indice sia errata e il numero elevato delle notizie e delle localizzazioni renderebbe troppo pesante la correzione, si potrà decidere di creare una nuova notizia corretta, lasciando la situazione inalterata per il pregresso.
Le notizie di natura diversa possono essere messe in relazione con una nota alla descrizione bibliografica.
Per il materiale di nuova acquisizione dovranno essere evitati trattamenti diversi. Nei casi dubbi si consiglia, prima di creare una nuova notizia (monografia in più volumi, collezione e periodico), di mettersi in contatto con la Biblioteca nazionale centrale di Firenze per le collane ed i periodici e con la Biblioteca nazionale centrale di Roma per le pubblicazioni in più volumi.
Titolo
La trascrizione delle informazioni in Area 1 non prevede abbreviazioni.
es.: edizione italiana a cura di ... e non: ed. it. a cura di ...
Si fa eccezione a tale norma per i termini che introducono la partizione e per la trasformazione della partizione in numero arabo:
es.: *Storia del teatro italiano. 1, Il Settecento e non: *Storia del teatro italiano. Volume primo, Il Settecento (v. Guida, 2. ed. 1995 p.125-131).
Edizione
Si ricorda che per ogni edizione, dichiarata come tale sulla pubblicazione, si crea una nuova descrizione.
Pertanto l’area dell’edizione non va corretta per adeguare le descrizioni già presenti in Indice a quella dell’edizione posseduta (ad esempio una prima edizione che diventa 2.ed. o viceversa).
Non va modificata l’area dell’edizione neanche nel caso in cui sia presente un’indicazione di ristampa, considerando che ciò sta ad indicare che la biblioteca che ha effettuato la creazione lo ha fatto proprio sulla ristampa.
L’indicazione di edizione si può presentare in due forme diverse nella stessa pubblicazione e su due fonti di informazioni diverse. Le due informazioni si daranno entrambe, una nell’area dell’edizione e l’altra nell’area delle note, seguendo l’ordine di preferenza delle fonti (ad es.: Sul frontespizio: Nuova edizione; sul verso del frontespizio: Terza edizione).
Data di pubblicazione
Nella prassi catalografica di questi ultimi anni si è evidenziato quanto segue. In presenza di data di pubblicazione e di stampa diverse o di copyright e di stampa diverse, la pubblicazione ha nelle qualificazioni bibliografiche sempre data certa: D. In data 1 si darà, a seconda del caso, la data di pubblicazione o quella di copyright. La data di stampa è fornita di seguito, alla data di pubblicazione o di copyright, tra parentesi tonde. Quando però la differenza tra le due date è uguale o maggiore di due anni, viene ignorata la data di pubblicazione o di copyright e si fornisce solo quella di stampa. La data è anche in questo caso data certa: D e in data 1 si riporta la data di stampa.
Pubblicazioni in più volumi
Per la catalogazione delle opere in più volumi, di quelle a fogli mobili e a fascicoli vedi la Guida alla catalogazione in SBN. 2a. ed., 1995.
Si consiglia, nella catalogazione a più livelli di iniziare la ricerca in Indice ricerca in Indice a partire dal singolo livello particolare per verificare se il volume che si sta per descrivere è già stato trattato da qualche altro polo.
Se il volume particolare di livello inferiore non è stato descritto da nessuno, ma esistono più descrizioni di livello superiore delle quali una presente sul Polo, si provvederà alla creazione di un nuovo BID legandolo al livello generale di Polo. Per la pulizia si segnalerà l’accorpamento dei livelli generali presenti in Indice perché venga effettuata da parte della Struttura, seguendo le competenze già stabilite.
Se invece il volume particolare risulta già descritto e legato ad una descrizione di primo livello (e anche di livello intermedio nel caso di catalogazione su tre livelli) diversa da quella presente sul Polo, si catturerà il volume particolare trascinando, ovviamente, anche tutto reticolo (in questo modo nel Polo si avranno duplicazioni di livello generale e anche di livello intermedio nel caso di catalogazione su tre livelli). Per la pulizia del proprio Polo si segnalerà l’accorpamento da effettuare alla Struttura come detto prima, indicando anche ulteriori reticoli presenti in Indice e da bonificare.
Nel caso in cui si preferisse non trascinare in Polo un ulteriore reticolo, si catalogherà il volume posseduto anche se, dopo i controlli sull’Indice, esso risultasse già esistente legato ad un altro livello generale. Ci si farà carico poi di segnalare alla Struttura la duplicazione dei reticoli che andranno bonificati.
Nelle correzioni delle pubblicazioni in più livelli relative a materiale trattato secondo le normative precedentemente in uso, l’indicazione di edizione e la data di apertura, presenti al livello generale, non vanno eliminate, a meno che non si debba aggiungere un ulteriore livello inferiore. Nel qual caso si toglieranno la data (in carta d’identità e in descrizione) e l’indicazione di edizione dal livello superiore, controllando se non ci siano da operare correzioni anche sui livelli fisici già immessi.
Occorre ricordare che per le pubblicazioni edite contemporaneamente in più unità/in più volumi e che nel loro insieme costituiscono un’unità catalografica distinta e autonoma, quando si presentino più edizioni successive, non si devono accorpare i livelli generali in un’unica descrizione, ma lasciare la continuazione già descritta in precedenza così com’è, provvedendo ad una nuova catalogazione completa di livello superiore e volumi particolari. Ogni descrizione singolarmente riporterà tutte le volte, sia sul livello alto che sui livelli particolari, l’indicazione di data e l’indicazione di edizione (es.: 2. ed., Nuova ed.) come di fa normalmente nel caso di singole monografie.
Collezioni
La Struttura sta provvedendo alla eliminazione progressiva di tutte quelle nature "C" create come sottocollezioni e sulle quali in passato è stata messa la nota: . ((Collezione non numerata. La numerazione si riferisce alla collezione principale)). Ciò in quanto le monografie recano una numerazione che si riferisce unicamente alla collezione principale. Tali notizie non vanno pertanto utilizzate per i collegamenti. (v. Guida p.143 es. N.4).
Sarà opportuno ricordare che chi avesse utilizzato la sottocollezione come esemplare di collocazione dovrà provvedere al suo spostamento al fine di evitare la perdita appunto dell’esemplare di collocazione.
Si invitano i poli ad operare esclusivamente correzioni di qualità :
- eliminazione di evidenti errori di trascrizione
N.B. Differenze nella paginazione non sono necessariamente dovute ad errori di trascrizione. In questi casi inviare messaggi. - correzione e introduzione di elementi descrittivi mancanti (a seconda del livello descrittivo della notizia) e adeguamenti di spazi e segni
- inserimento di legami obbligatori autori/titoli mancanti (a seconda del livello descrittivo della notizia), tranne che per i titoli di collezione
- introduzione del numero di collezione
In caso di uguaglianza di notizie titolo/autore occorre procedere secondo le priorità di seguito indicate:
- si accorpa sulla notizia più corretta e completa (anche nei legami)
- su quella con più localizzazioni
- su quella di livello più alto
- su quella con caratteri speciali
L’accorpamento di più di due elementi deve svolgersi nel seguente modo:
A su B e C su B