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Catalogazione e manutenzione del catalogo SBN
L'Indice SBN, in quanto catalogo collettivo di considerevoli dimensioni costituito ed incrementato attraverso attività di catalogazione partecipata, richiede da parte dei poli il rispetto e l’applicazione sia delle normative catalografiche indicate nelle relative Guide SBN e nei relativi aggiornamenti, sia il rispetto delle metodologie di lavoro di volta in volta individuate e riportate nelle pagine web a questo dedicate.
E’ su questo rispetto e su un’accurata interrogazione del catalogo nella fase di cattura/creazione delle notizie, che deve basarsi il lavoro della cooperazione SBN. Qualsiasi progetto o attività che le biblioteche avviino non può prescindere dalla formazione dei catalogatori perché tutti possano usufruire di quelli che sono i vantaggi del catalogo SBN, un catalogo che offre un’ampia copertura del posseduto nazionale, con un’ attività di cattura al 60% , con dati di qualità e di livello elevato.
Accanto al lavoro della cooperazione, per mantenere la qualità del catalogo SBN sono sempre più necessari interventi di manutenzione, che richiedono progettazioni finalizzate , che esulano dalla normale attività di catalogazione, ma che sono da considerarsi come valore aggiunto ed incrementale del prodotto e sono attuati allo scopo di offrire un migliore servizio all'utente finale.
- Metodologie di lavoro per le attività di catalogazione, correzione ed accorpamento/cancellazione delle notizie bibliografiche
- La Struttura
- Attività di monitoraggio delle principali basi dati dell'Indice SBN
- Norme da seguire per attività di Authority Control
L'Istituto ha costituito, sin dal marzo 1994, la Struttura di gestione dell'archivio di autorità e di manutenzione del catalogo in linea SBN, costituita da bibliotecari, appartenenti ad istituzioni cooperanti ad SBN che, per competenze istituzionali, dislocazione sul territorio, rappresentatività dei pacchi software SBN, specificità di funzioni ed utenza, assicurassero al contesto cooperativo, sotto il coordinamento dell'ICCU, la professionalità e l'impegno indispensabili al compito delicato ed oneroso loro assegnato.
Alle attività della Struttura partecipano 14 istituzioni bibliotecarie:
- BVE - Polo Biblioteca nazionale centrale Vittorio Emanuele II, Roma
- CFI - Polo Biblioteca nazionale centrale, Firenze
- IEI - Polo degli Istituti culturali di Roma
- MIL - Polo delle Università lombarde – CILEA/Biblioteca universitaria, Pavia; Biblioteca nazionale Braidense
- MOD - Polo provinciale modenese
- NAP - Polo MBCA Biblioteca nazionale centrale Vittorio Emanuele III, Napoli
- PAL - Polo regionale di Sicilia, Palermo
- PUV - Polo SBN universitario veneto, Padova
- RAV - Polo Rete bibliotecaria di Romagna, Ravenna
- RML - Polo delle Biblioteche statali di Roma
- TO0 - Polo regionale Piemontese, Torino
- UBO - Polo unificato bolognese, Bologna
- UFI - Polo Università degli studi, Firenze
- VEA - Polo MBCA Biblioteca nazionale Marciana, Venezia/Fondazione Querini Stampalia
Tali attività consistono nella eliminazione delle duplicazioni esistenti, nella correzione delle notizie titolo e autore, nella creazione delle voci di authority per autori e titoli uniformi secondo il dettato del codice nazionale di catalogazione autore (RICA) e delle direttive internazionali (GARR e UNIMARC/A).
Per operare tali interventi, si è resa necessaria la creazione di un organismo tecnico di lavoro (la "Struttura") che, con apposite p/w, opera direttamente sull’Indice SBN tramite funzioni centralizzate, supportata da attività di monitoraggio della base dati e da report statistici.
Il nuovo Indice SBN, in particolare con l’integrazione delle basi dati esistenti, l’ aggiunta di nuovi campi per la gestione dei materiali speciali (grafico, cartografico, etc.) e l’integrazione dell’authority file nell’Indice SBN ha esteso l’ambito delle attività centralizzate alle nuove tipologie di materiale, consentendo il trattamento dei dati specifici ed all’implementazione di nuovi campi per le voci di authority
Le funzioni centralizzate si svolgono ora attraverso l’Interfaccia diretta, che consente, operando in modalità windows di lavorare su più desktop contemporaneamente, funzione questa che facilita notevolmente operazioni quali “accorpamento “ e “spostamento titoli” e per operare parallelamente su più liste o aree funzionali diverse, di navigare più agevolmente, utilizzando più campi e filtri e realizzando interventi correttivi anche durante la navigazione stessa, di servirsi di un archivio dei repertori gestito centralmente che garantisce il controllo e l’uniformità anche a livello di fonti catalografiche.
Attività di monitoraggio delle principali basi dati dell'Indice SBN
L’Indice, in quanto catalogo collettivo di considerevoli dimensioni alimentato con funzioni di catalogazione partecipata on-line e con riversamenti batch, necessita di regolari attività di manutenzione; si è pertanto ritenuto indispensabile dotarlo di strumenti finalizzati alla rilevazione delle attività svolte dai Poli e al controllo sulla qualità e quantità dei dati che vi risiedono. A tale scopo sono state sviluppate funzioni di governo e monitoraggio delle prestazioni del sistema, dell'incremento della base dati, nonché strumenti di intercettazione dei duplicati e di eventuali squadrature, mediante produzione di report statistici. Attualmente l’Indice raccoglie in un’unica base dati integrata record relativi al Libro Antico, al Libro Moderno e alla ex base dati Musica (Musica a stampa e Manoscritti musicali) ed è predisposto per gestire anche altro tipo di materiale quale la Cartografia e la Grafica.
Le statistiche sull’Indice SBN vengono lanciate utilizzando un’interfaccia appositamente costituita interrogabile sul Web; quasi tutte le statistiche presenti permettono di utilizzare filtri, anche in combinazione, che variano in relazione al tipo di statistica. A fronte di una richiesta, il sistema produce due file, uno in formato PDF e l’altro in XML leggibile anche mediante il prodotto Excel.
Le statistiche presenti sono divise in cinque tipologie:
- Statistiche sui dati, suddivise in frequenze ed elenchi. Le prime individuano la consistenza della base dati: quantità di titoli, autori, soggetti, classi, localizzazioni, etc. presenti nell’Indice SBN e selezionabili per tipologia di materiale; gli elenchi permettono l’estrazione di liste di autori, simboli di classificazione e titoli riferiti a materiale librario, musicale, grafico, cartografico, selezionabili mediante canali specifici;
- Statistiche sulle attività dei Poli, con la produzione di elaborati statistici relativi sia alle catalogazioni complessive (catture, creazioni, correzioni differenziate, per anno etc.) divise per Polo, sia alle catalogazioni di un Polo, divise per biblioteca; anche in queste statistiche è ammessa la selezione sulla tipologia di materiale; sono inoltre previste statistiche relative alle attività di catalogazione semantica in Indice (creazioni e catture di soggetti e classi)
- Statistiche sulle prestazioni del sistema relativamente ai tempi medi di risposta delle transazioni, con l’individuazione di quelle più problematiche;
- Statistiche sulle duplicazioni, intese a rilevare, mediante una serie di algoritmi, eventuali duplicazioni presenti nell’archivio autori e nell’archivio titoli dell’Indice SBN;
- Statistiche sulle squadrature, intese a rilevare, sempre mediante una serie di algoritmi, eventuali squadrature presenti nell’archivio autori e nell’archivio titoli.
I report prodotti dai primi due tipi di statistiche sono disponibili direttamente anche agli utenti periferici, mediante l’interfaccia di interrogazione precedentemente citata, al fine di ottenere informazioni sui dati e le funzioni attivate.
I report prodotti dalle ultime due tipologie di statistiche sono utilizzati quali strumenti di supporto alle attività di pulizia degli archivi, operate da utenti “esperti”, membri di Istituzioni che partecipano alla bonifica dell’Indice (Struttura). Mediante un’altra interfaccia, (Interfaccia diretta) gli utenti della Struttura possono richiamare i file relativi alle liste di duplicati e squadrature prodotti dalle statistiche e, utilizzando procedure centralizzate on line, possono intervenire direttamente in Indice per realizzare gli interventi correttivi necessari quali: accorpamento titoli/autori; variazione descrizione titolo; variazione descrizione autore; variazione legami; cancellazione notizie autori; variazione qualificazioni notizie; variazioni numeri standard, etc.
Per informazioni: Maria Lucia Di Geso