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Progetto di valorizzazione dell'Indice SBN - Fondi UMTS

Con l’apertura dell’Interfaccia Diretta, l’Authority file, si presenta integrato nel nuovo Indice SBN, con nuovi campi e nuove funzionalità. Le indicazioni che seguono e che riprendono quelle già a suo tempo pubblicate sulle pagine web, in occasione del precedente progetto di Valorizzazione, vogliono essere indicazioni valide non soltanto per le attività di Struttura, ma, ove possibile, anche per le attività di catalogazione da polo.

Il progetto è stato avviato il primo aprile 2005. L’attività, coordinata dall’ICCU, ha avuto la durata di 19 mesi, e si è svolta in collaborazione con le due Biblioteche nazionali centrali di Roma e Firenze.

Con tale progetto l’Istituto ha inteso portare avanti l’attività già avviata in precedenza (L.662/96) finalizzata da un lato al controllo ed alla pulizia delle entità autore e titoli (collane e titoli uniformi), dall’altro all’incremento dei dati di AC mediante le funzioni dell’Interfaccia diretta del nuovo Indice SBN.

In particolare le entità autore necessitano di attività di correzione e controllo della forma del nome e dei titoli collegati. La definizione degli elementi di authority migliorerà la qualità dei dati e  la possibilità di identificazione sia per il catalogatore che per l’utente finale, evitando così errori su un elemento di raggruppamento quale il nome dell’autore, la cui duplicazione moltiplica le possibilità di errore nel reticolo sottostante dei titoli.

L’attività di controllo dei titoli di collana e uniformi è di particolare rilievo poiché riguarda titoli di raggruppamento, la cui puntuale definizione è garanzia di un corretto accesso all’informazione e di una corretta visualizzazione dei reticoli sottostanti.

Oggetto dell’intervento
          - Attività di Authority control relativa ad autori personali italiani (50.000  entità)
          - Attività di deduplicazione e controllo su titoli di collane e titoli uniformi (11.000 entità)

Attività di authority control - Autore personale - Criteri e metodologie di lavoro
Si riportano le indicazioni operative valide in generale per il trattamento degli autori in SBN e in particolare per la compilazione dei campi specifici di AC per l’autore personale.

L’attività prevede le seguenti fasi:


Ricerca nell’Indice SBN del nome dell’autore da lavorare e individuazione di eventuali duplicati

La ricerca va effettuata a partire da tutte le possibili forme del nome con particolare attenzione ai seguenti casi:

  • Cognome + due nomi uniti talvolta in unica parola, e altre volte separati (es. Marco Antonio, Marc’Antonio, Marcantonio; Maria Grazia, Mariagrazia; Giovanni Battista, Giambattista, Giovanbattista ecc.)
  • Cognome + due iniziali senza stacco (es. Paoli, P.R.) che hanno una chiave diversa da quella corretta,cognome più due iniziali con spazio (es. Paoli, P. R.) e non si riconoscono
  • Cognome+nome una volta sciolto e una volta con iniziale
  • Cognome+nome sciolto+una iniziale, non si riconosce con cognome+due iniziali.
  • Cognome+nome sciolto, talvolta si trova duplicato di cognome+nome sciolto+iniziale (o due nomi sciolti).
  • Cognomi con prefisso: lo stesso cognome si trova con prefisso preposto e posposto, e preposto senza trattino sottostante
  • Autori con cognomi e titoli nobiliari: si può trovare lo stesso autore in forma accettata sotto il casato e sotto il predicato
  • Autori con doppio cognome: spesso non seguono le regole che, secondo il paese, richiedono di partire dal primo o dal secondo cognome
    • Donne con doppio cognome (sposate)
    • Autori medievali spesso nei repertori si trovano con qualificazioni o elementi del nome diversi.
    • Cognomi stranieri con nomi italianizzati. Spesso nell’800/900 opere tradotte portano sul frontespizio anche il nome tradotto
    • Autori in forma latina: Per gli autori che hanno pubblicato solo o prevalentemente in latino e compaiono nelle loro edizioni nella forma latina del nome, si dovrà fare attenzione a controllare l’eventuale presenza del nome nella forma vernacola (es. Bartholomaeus : a Prato, cercarlo anche sotto Prati, Bartolomeo, oppure Prato, Bartolomeo: Rubeus, vedere anche sotto Rossi, Rosso, ecc.).
      Per gli autori stranieri che compaiono prevalentemente nelle loro edizioni con la forma latina del nome, si deve fare attenzione alla eventuale presenza di forme italianizzate

Si ricorda che in Indice sono presenti autori apparentemente privi di legami a notizie bibliografiche. Molto spesso sono legati a notizie di spoglio, visibili soltanto sulle basi dati di polo.
Sono pertanto da evitare interventi di cancellazione o utilizzi impropri di tali entità, come si è già verificato nel passato, onde ovviare ai considerevoli danni e disagi che tale operazione porta ai poli detentori di tali notizie.

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Ricerca su cataloghi e repertori dei nomi da trattare

Risulta essenziale la consultazione delle pubblicazioni di un autore qualora non si siano reperite informazioni sufficienti attraverso le fonti bibliografiche o qualora nell’Indice SBN vi siano titoli di autori diversi raccolti sotto un’unica intestazione.
La ricerca sui repertori è finalizzata a verificare la correttezza della forma del nome dell’autore sulla base delle indicazioni fornite dalle RICA e la coerenza dei titoli collegati; è, inoltre, indirizzata al reperimento delle notizie biografiche (date di nascita e di morte, informazioni sull’attività, ecc.) utili alla compilazione della nota informativa presente nella schermata di Inserimento Autore.
La ricerca solitamente prevede prevede la consultazione della Bibliografia Nazionale Italiana, dei repertori biografici e biobibliografici e dei principali cataloghi on-line, specialmente nella parte dedicata ai relativi Authority files (Library of Congress; British Library; Bibliothèque Nationale de France, Deutsche National Bibliografie. Utile anche la consultazione del meta-opac Karlsruhe).

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Fusione delle eventuali duplicazioni e spostamento dei titoli non coerenti

Dopo aver effettuato le ricerche e aver stabilito la forma accettata, dovranno essere fusi i vid che rappresentano lo stesso autore. Poiché i rinvii legati alla forma soppressa si legano automaticamente a quella scelta, dovrà essere fatto un controllo per cancellare eventuali rinvii duplicati per l’autore collettivo, in quanto per l’autore personale i rinvii identici si accorpano automaticamente.
Quando si debbono accorpare più autori, non accorpare A su B e poi B su C, ma sempre A su C e B su C. Nella scelta a parità di correttezza della forma del nome per voci duplicate si dovrà preferire la forma con più rinvii con caratteri speciali, con più titoli collegati, con VID CFI.
A parità di situazioni si lascerà sopravvivere l’autore CFI o comunque legato a notizie BNI.
Ove necessario, si dovranno effettuare gli spostamenti dei titoli da un autore ad un altro che potrà essere creato nel caso non sia presente nella base dati.

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Creazione del record di autorità

Le regole di riferimento per la voce di autorità sono le RICA, con le codifiche, i caratteri e la punteggiatura previsti dalla Guida SBN e secondo la struttura richiesta dalle GARR. 

Indicazioni operative

Si riportano di seguito alcune indicazioni operative per il trattamento degli autori personali, in particolare per quanto riguarda le qualificazioni. 

Specificazioni cronologiche

Le specificazioni cronologiche per gli autori non omonimi andranno sempre fornite nel campo Datazioni. Se presenti per un autore non omonimo in descrizione, andranno spostate in tale campo.
In base all'analisi di altre realizzazioni, si è stabilito di non discostarci dal nostro codice nazionale e quindi di prevedere le specificazioni cronologiche nel record di autorità solo per i casi di omonimia; tali specificazioni, data di nascita, data di morte o altre date, sono comunque sempre riportate per tutti gli autori nella nota al nome come prima informazione e nel nuovo protocollo SBN MARC (ora visibile solo da Interfaccia diretta) inserite nell’apposito campo Datazioni, che consentirà di utilizzarle come filtro per la ricerca e di visualizzarle sempre fin dalla prospettazione della sintetica degli autori.

Autori omonimi

Quando due o più intestazioni risultano identiche, pur riferendosi a persone diverse, si aggiungono al nome una o più qualificazioni, secondo il seguente ordine di preferenza:

  • Un titolo, appellativo, termine onorifico o altro elemento di distinzione che abitualmente accompagna il nome;
  • Le date di nascita e, per le persone defunte, di morte, o altra indicazione dell'epoca in cui sono vissute o del loro periodo di attività;
  • La forma completa del nome, il nome reale di una persona più nota con uno pseudonimo, o un altro nome che sia d'aiuto per l'identificazione della persona;
  • Un'espressione che indichi la professione, lo stato o il campo di attività della persona.

Si fa presente che, al fine di limitare le duplicazioni, il nuovo Protocollo SBN MARC impedisce l’inserimento di autori uguali. In presenza della stessa stringa sarà pertanto obbligatorio l’inserimento di qualificazioni.

Nomi impiegati come qualificazioni
Per i nomi che si presentano in forma incompleta, in mancanza di una qualificazione che accompagna abitualmente il nome, se non si possono reperire qualificazioni cronologiche, per distinguere intestazioni che nel catalogo risulterebbero identiche, si possono impiegare il nome completo della persona, il suo nome reale o altri nomi che ne facilitino l'identificazione.

Rossi, L. M. <Luigi Maria>
x Rossi, Luigi Maria
Rossi, L. M. <Ludovico Maria>
x Rossi , Ludovico Maria  

Qualificazioni professionali, di stato o di attività
In mancanza di una qualificazione che accompagni abitualmente il nome, se non si possono reperire qualificazioni cronologiche, si usano espressioni formulate dal catalogatore, in italiano, che indichino la professione della persona, il suo stato, il suo ambito principale di attività.
La qualificazione generica attribuita dal catalogatore deve basarsi su informazioni certe e documentate (es. titolo professionale, appartenenza ad un ordine religioso citati sul frontespizio o su altra parte della pubblicazione), tenendo presente che gli argomenti o i generi trattati nelle pubblicazioni non sempre indicano il campo principale di attività dell’autore, pertanto non si può formulare la qualificazione generica deducendo l’ambito di attività esclusivamente dai titoli.
La fonte va riportata per chi lavora da ID nella nota informativa, per i poli SBN nella nota al nome.

Autori omonimi nati/morti/attivi nello stesso anno
Se la qualificazione cronologica non è sufficiente a distinguere due o più intestazioni, si aggiunge un ulteriore elemento, nel seguente ordine di preferenza:

  • il luogo di nascita (o di attività);
  • la data completa di nascita (anno, mese e giorno);
  • un'espressione che indichi la professione o il campo di attività della persona. 
    Ferrari, Massimo <1954-    ; Gressoney-St. Jean>

Omonimi non distinti
Quando lo stesso nome si riferisce chiaramente a due o più persone, ma mancano informazioni sufficienti a distinguerle con ragionevole sicurezza o a collegare all'intestazione per ciascuna persona le opere delle quali sia responsabile, va impiegata un’intestazione indifferenziata.
Si aggiunge un'avvertenza in proposito, sotto forma di qualificazione: <omonimi non identificati>

Rossi, Luigi <1953-    >
Rossi, Luigi <compositore>
Rossi, Luigi <omonimi non identificati>

Tabella specificazioni cronologiche

<1970-     ; Milano>

 
<1970-     ; maggio>  
<1840-1890> date estreme conosciute
<1924-     > autore probabilmente vivente
<n. 1870> anno di morte sconosciuto
<m. 1982> anno di nascita sconosciuto
<fl. 1550> unico anno di attività conosciuto
<fl. 1760-1825> anni di attività conosciuti
<sec. 19. 1. metà > vissuto nella prima metà del secolo
<sec. 19. 2. metà > vissuto nella seconda metà del secolo
<sec. 19.> conosciuto il secolo
<sec. 19.-20.> vissuto tra i due secoli
<1845?-1905> anno di nascita probabile
<1890-ca. 1960> anno di morte approssimativo
<n. 1889?> anno di nascita probabile
<ca. 1890-1960> anno di nascita approssimativo
<ca. 1896-ca. 1967> Anno di nascita e morte approssimativi


 

 


 

 



 








 


 
Autori con varianti di completezza
Se il nome di una persona presenta varianti di maggiore o minore completezza si adotta, secondo le norme generali, la forma più frequentemente usata nelle edizioni delle sue opere, anche se visibilmente incompleta (es. con uno o più elementi rappresentati dalle sole iniziali). In caso di dubbio tra due o più forme, nessuna delle quali prevalga chiaramente sulle altre, si preferisce quella relativamente più completa. Se occorre, si fanno rinvii dalle altre forme.(Vedi: Nomi impiegati come qualificazioni)
Tuttavia, il nome di una persona vissuta in epoca moderna o contemporanea che si presenti in forma incompleta (cognome senza prenome o cognome accompagnato solo da una iniziale del prenome) viene integrato, se possibile, per la chiarezza dell'identificazione.
Non si integrano forme incomplete che siano state adottate deliberatamente dalla persona stessa, o costituiscano una sorta di pseudonimo o nome letterario, e forme che comprendano, oltre al cognome, un altro elemento in forma sciolta oppure due o più iniziali di prenomi o altre parti del nome.

Eliot, T. S.
x Eliot, Thomas Stearns
McKenzie, D. F.
x McKenzie, Donald Francis
Ranganathan, S. R.
x Ranganathan, Shiyali Ramamrita
Rossi, Vittorio G.
Malinconico, S. Michael
x Malinconico, Michael
(forma presente occasionalmente nelle pubblicazioni)
Dazzi, Manlio
(la persona figura anche, occasionalmente, come Manlio Torquato o M. T.)
x Dazzi, Manlio Torquato
Rossi, M.
X Rossi, Mario
Rossi, M. Luigi

Se il prenome è rappresentato da due o più iniziali, ma la forma scelta è il nome integrato, dalla prima si fa un rinvio. Questo non viene fatto se il prenome è rappresentato da una sola iniziale.

Mainardi, Danilo Francesco
x Mainardi, D. F.
     ma non per:
Mainardi, Dario

Autori con appellativo jr. e forme assimilate
Nel caso di autori il cui nome è accompagnato dal termine jr. (e forme assimilate), questo viene conservato solo nel caso in cui sia necessario a distinguere omonimi.

Pseudonimi collettivi
Secondo il par. 51.5. delle RICA: "dai nomi reali dei singoli autori si possono fare appropriate schede di rinvio".
Pertanto dai nomi reali dei singoli autori (nel caso in cui si tratti di autori che scrivono utilizzando sia lo pseudonimo collettivo, ma anche altro nome) si fanno rinvii seguiti fra parentesi uncinate dalla specificazione: <coautore con pseud. collettivo…>

Blissett, Luther
x Bui, Roberto <coautore con pseud. collettivo Luther Blissett>
x Cattabriga, Giovanni <coautore con pseud. collettivo Luther Blissett>
x Di Meo, Luca <coautore con pseud. collettivo Luther Blissett>
x Guglielmi, Federico <coautore con pseud. collettivo Luther Blissett>

Rinvii
Sono obbligatori i rinvii dai nomi e dalle forme presenti nelle pubblicazioni catalogate.
Sono obbligatori anche i rinvii dalle forme italiane di un nome, se esistono, quando l'intestazione è in un'altra lingua.
Altri rinvii sono opportuni almeno nei seguenti casi:

  • da nomi e forme che figurano nei repertori di uso comune o che sono documentate in altre fonti ritenute attendibili. Le forme del nome trovate sui repertori si riportano nella nota al legame della fonte.
  • da elementi di un nome, diversi da quello scelto come  primo, se la scelta è dubbia o costituisce un trattamento particolare, non familiare per l'utente (p.es. nomi dati in forma diretta ma che possono sembrare costituiti da un prenome e un cognome, oppure predicati nobiliari che possono sembrare cognomi con prefisso).

È opportuno registrare con rinvii anche le variazioni ortografiche minori, soprattutto se nel primo elemento dell'intestazione, in quanto possono portare a un insuccesso nell'interrogazione del catalogo.

Non vengono trattati come record di autorità:

  • Tutte le intestazioni che raggruppano autori non meglio identificati e che hanno come qualificazione  <omonimi non identificati>
  • Autori di testi non pubblicati (ad es. dattiloscritti, fotocopie, testi tratti da computer, tesi di laurea e di dottorato).

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Modalità di compilazione dei campi specifici

Si ritiene utile riportare le modalità di compilazione di alcuni campi specifici della registrazione di authority.

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Nota informativa (320 caratteri): in questo campo si riportano i dati biografici.

Il catalogatore dovrà inserire le date nel campo Datazioni e riportare nella nota informativa i dati biografici  con l’attività e gli argomenti di cui l’autore trattato si occupa (se diversi dall’attività già indicata).
Le informazioni più significative devono essere date  possibilmente entro gli 80 crt  poiché la nota al nome visibile da polo è di tale lunghezza.
Seguiranno ulteriori informazioni esplicative visibili soltanto da ID.
Per quanto riguarda le modalità di formulazione delle note biografiche, dovranno essere riportate sempre in forma sintetica e significativa, in particolare per quanto riguarda la professione, l’attività, l’appartenenza a istituzioni, le indicazioni relative al luogo di nascita-morte etc.
Le note di Struttura provenienti dall’Indice relative a precedenti interventi andranno cancellate.  

Fonti
Vengono riportate le fonti consultate, sia con esito positivo, che con esito negativo fino a un massimo di quattro.
La BNI, per gli autori italiani, andrà sempre consultata e riportata come fonte.
Possono essere immessi nel campo Fonti soltanto repertori presenti nell’Archivio bibliografico dei repertori, che svolge una funzione di controllo ai fini dell’uniformità. Per  la citazione di nuovi repertori nel record si dovrà prima darne comunicazione all’ICCU, per il previo inserimento nell’Archivio gestito dalle funzioni di “Amministrazione” nell’ambito dell’attività di Monitoraggio.

Nella Nota al legame nel campo Fonti vanno riportati gli attributi della citazione (anno, presenza di indici, appendici, supplementi, sezioni etc).

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In caso di autori repertoriati sotto una voce più ampia (es. sotto una famiglia) si riporterà nella Nota al legame “sub voce…”, mentre se il nome è semplicemente citati si riporterà:  “citato…”
Es.      Sub voce: Caetani
           Citato: v. 3, p. 120   

Nota del catalogatore: in questo campo si riporta:

  • La pubblicazione qualora sia una fonte utile (Cognome Nome puntato, Titolo, anno).
  • La pubblicazione citata sarà racchiusa tra parentesi uncinate (<) seguita da punto, spazio, trattino, spazio.
  • Eventuali siti Web saranno racchiusi tra #
  • Informazioni di servizio
    Possono consistere in:
    • Differenze nella citazione su un dato repertorio
    • Informazioni presenti su repertori, ma difformi da quelle scelte per la nota informativa
    • Avvertenze e precisazioni per il catalogatore
      Es. “I titoli legati a…potrebbero appartenere invece a ….”

Le note del catalogatore verranno riportate nel seguente ordine e con la seguente punteggiatura:
<Pubblicazione. - Pubblicazione >. - #Sito web. – Sito web#. – Informazioni di servizio

Precisazione per l’attribuzione dei livelli di autorità
Livello 97
Saranno portati a tale livello autori per i quali siano state effettuate tutte le necessarie ricerche e per i quali sia possibile riempire i campi note e fonti e per i quali siano stati fatti i controlli sui titoli collegati, con gli spostamenti necessari.
Livello 96
Livello utilizzabile soltanto per gli autori di Authority  in fase di lavorazione.

Criteri per la compilazione delle note di record non di autorithy
Si ritiene utile al riguardo dare indicazioni sia per chi opera da ID sia per chi opera da polo.
Si raccomanda a chi opera da Interfaccia diretta su record non trattati a livello di authority dovrà riportare nella Nota informativa  dati e avvertenze ricavate o desunte che possono dare informazioni a chi cataloga da Polo. Le informazioni qui riportate saranno infatti visibili nella Nota al nome e pertanto dovranno essere formulate in maniera sintetica, poiché tale campo è di 80 caratteri.
Es. Diverso da Bernini Fabrizio n. 1949. – www.provincia.piacenza.it
Tutte le informazioni che superano gli 80 caratteri andranno comunque riportate, anche se  saranno consultabili solo da ID.
Le fonti dovranno essere riportate nell’apposito campo Fonti, comunicando preventivamente all’ICCU i repertori nuovi da inserire nell’apposito Archivio.
Si raccomanda a chi opera da polo, qualora emergano dalla attività corrente di catalogazione informazioni  biografiche e fonti di riferimento, di riportare tali dati nella nota al nome, secondo il seguente ordine e normalizzazione: data/e spazio // eventuali note biografiche e fonti. Sarà così possibile, per l’Interfaccia diretta, la visualizzazione delle specificazioni cronologiche sin dalla prospettazione sintetica dei dati.

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Catalogazione e controllo di autorità: giornate di studio. Roma, 21 e 22 novembre 2002. Relazioni.

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Ultimo aggiornamento: 25.03.2014